Die Rolle von Wissensmanagement gewinnt in vielen Unternehmen an Bedeutung. Wikis spielen in diesem Zusammenhang zunehmend eine wichtige Rolle. Vielmals werden für das Wissensmanagement noch andere Produkte eingesetzt, doch was wenn diese Plattformen abgelöst werden sollen und zukünftig SharePoint für das Wissensmanagement im Unternehmen eingesetzt wird? Was passiert mit dem bereits gesammelten Wissen?

Dieses darf natürlich nicht verloren gehen, sondern sollte nach Möglichkeit weiterhin gepflegt und ausgebaut werden können. Zu diesem Zweck gibt es den Migration Manager for SharePoint – Blogs & Wikis Edition von Metalogix, den ich heute anhand einer kleinen Beispielmigration kurz vorstellen möchte.

Vom Migration Manager werden folgende Systeme unterstützt:

Blogs:

· Google Blogger

· WordPress

· Movable Type

· Telligent

· Jegliches Blog-System, das den Metaweblog Standard oder RSS unterstützt

Wikis:

· Atlassian Confluence

· Media Wiki

· xWiki

In meinem Beispiel gehe ich auf die Migration eines Confluence-Wikis in SharePoint 2010 ein. Die Installation des Migration Manager geht flott von statten kann auch auf Ihrem Client installiert werden, muss also nicht auf dem Server installiert werden. Die Oberfläche ist einfach und intuitiv gehalten.

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Im Wesentlichen besteht die Oberfläche aus drei Fenstern. Im unteren Fenster finden Sie während einer Migration wichtige Informationen zum aktuellen Status, also welches Element gerade migriert wird und ob die Migration dieses Elements erfolgreich war oder ob es zu Problemen gekommen ist.

Doch richten wir unser Augenmerk zunächst auf den oberen Bereich. Der erste Schritt nach der Installation besteht darin eine Verbindung zur Quelle (Confluence Wiki) und dem Ziel (SharePoint Wiki) aufzubauen. Das schöne hieran ist, das man mehrere Verbindungen sowohl zu Quellwikis als auch zu Zielen im SharePoint gleichzeitig aufnehmen kann.

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Der Account mit dem Sie die Migration vornehmen benötigt natürlich entsprechende Rechte sowohl im Confluence als auch im SharePoint Wiki.

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Die Proxy Einstellungen finden Sie auf der zweiten Registerkarte bei der Anmeldung an Confluence. Wir nutzen in diesem Fall den Default Web Proxy.

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Ist die Verbindung erfolgreich, werden alle Bereiche in der Wiki Instanz von Confluence angezeigt. Die Zahl hinter dem Bereich gibt die Anzahl der Seiten in diesem Wiki an. Es ist ebenfalls möglich sich alle Seiten innerhalb dieses Bereichs auflisten zu lassen. Auf diese Weise können auch ganz gezielt nur ausgesuchte Seiten migriert werden.

Der nächste Schritt besteht nun in der Herstellung einer Verbindung zu einem SharePoint Ziel. Dies geschieht ebenfalls über den Menüpunkt „Add Connection“ à Connect to SharePoint. Im Vorfeld habe ich hierfür eine neue Site Collection auf Basis des Unternehmens-Wiki-Templates angelegt.

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Im oberen Feld tragen Sie einfach die Adresse zu Ihrem Ziel ein und wählen den Target Type (in diesem Fall handelt es sich um eine einfache Site). Nachdem Sie nun beide Verbindungen erfolgreich hergestellt haben, können Sie mit der eigentlichen Migration beginnen. Klicken Sie dazu mit einem Rechtsklick auf Ihre Quelle (also einen Bereich im Confluence) und es öffnet sich das Kontextmenü, das über mehrere Punkte verfügt.

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Wählen Sie den ersten Punkt „Copy Site“. Wenden Sie sich dann dem rechten der beiden oberen Migration Manager Fenster zu und wählen Sie Ihr SharePoint-Ziel an und klicken Sie ebenfalls mit rechts.

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Wählen Sie aus dem Kontextmenü „Paste Enterprise Wiki Pages“ aus. Sie haben nun noch die Möglichkeit weitere Optionen für die Migration zu definieren und können z.B. angeben in welche Bibliothek Bilder und Dateianhänge gespeichert werden sollen.

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Wenn Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Run“ und die Migration wird gestartet. Nun wird das untere Fenster des Migration Managers für Sie interessant. Hier finden Sie alle Details zur laufenden Migration wieder. Dieses Fenster können Sie auch maximieren, so dass Sie die Details besser im Überblick haben.

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Nachdem die Migration durchgelaufen ist (dies kann je nach Datenvolumen, das migriert werden muss auch durchaus ein paar Stunden in Anspruch nehmen) sollten Sie sich eventuelle Fehler im Detail anschauen.

Was noch fehlt ist die sogenannte „Link Correction“. Die Link Correction sorgt dafür, dass alle vorhandenen Links innerhalb der Confluence Seiten (nun natürlich SharePoint-Seiten) auch auf die neue SharePoint-URL geändert werden und nicht mehr in das alte Confluence-Wiki verlinken.

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Klicken Sie dazu direkt nach Abschluss der Migration erneut mit einem Rechtsklick auf Ihr SharePoint-Ziel und wählen aus dem Kontextmenü den Punkt „Link Correction à Correct Links“ aus.

In den nachfolgenden Optionseinstellungen haben Sie auch die Möglichkeit die Link Correction zunächst nur in einem Simulationsmodus auszuführen. Sie erhalten dann einen detaillierten Bericht, welche Elemente von einer Link Correction betroffen sind bzw. betroffen sein werden.

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Wechseln Sie auf die Registerkarte Link Processing. Hier müssen Sie angeben wie die URLs ersetzt werden sollen.

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Im Feld Matching Text tragen Sie die URL zu Ihrem Confluence Wiki ein. Im Feld Replacement Text wird entsprechend die URL zu Ihrem SharePoint Wiki benötigt. Auf der dritten Registerkarte „Contents“ können Sie noch genauer spezifizieren, auf welche Inhalte die Link Correction angewendet werden soll.

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Klicken Sie auf „Run“ und die Link Correction startet. Auch hier bekommen Sie wieder ausführliche Informationen geliefert, welche Elemente betroffen sind und ob die Migration erfolgreich war oder ob es zu Problemen gekommen sein sollte.

Im Großen und Ganzen hat mich der Migration Manager for SharePoint – Blogs und Wiki Edition wirklich überzeugt, da dies sicherlich der schnellste und komfortabelste Weg ist, das Wissen aus einem anderen Wiki- oder Blog-System in den SharePoint zu überführen. Ein großer Nachteil der jedoch besteht ist, das Stichwörter die im Confluence vergeben wurden nicht migriert werden können. Aufwände für das nachträgliche Bearbeiten und „Taggen“ von Seiten sollte also hinzu gerechnet werden. Sicherlich gibt es an der einen oder anderen Stelle auch kleine Abweichungen in der Gestaltung und Formatierung der Seiten. Diese können jedoch leicht angepasst werden. Dies kann auch später im laufenden Betrieb geschehen. Ebenfalls sind einige Funktionen, die das Confluence bietet im SharePoint nicht verfügbar.

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Ein Klick auf „Refresh“ führt in diesem Beispiel zu keinem Ergebnis. Ebenfalls kann man auf diese Art und Weise keine neue Aufgabe im SharePoint erzeugen, sondern würde lediglich eine neue SharePoint-Wiki-Seite erstellen. Solche Artefakte müssen im Nachhinein ebenfalls entfernt werden, damit die Anwender nicht verunsichert werden. Doch dieser Bearbeitungsaufwand ist es meiner Meinung nach auf jeden Fall wert betrieben zu werden. Viel verheerender wäre es, das gesammelte Wissen einfach „verfallen“ zu lassen.

Wer sich von dem Tool gerne einmal selbst überzeugen möchte, der kann unter dem folgenden Link eine Testversion runterladen, die in ihrem Leistungsumfang jedoch begrenzt ist (die Link Correction z.B. kann nicht verwendet werden).

Metalogix Migration Manager for SharePoint  – Blogs & Wiki Edition

Was ist ein Wiki? (Wikipedia)

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