Ein Thema zur Suche das immer wiederkehrt, ist die Nutzungsmöglichkeit der Suchoperatoren in SharePoint. Selbst bei der Nutzung einiger bekannter Suchmaschinen wie z.B. Bing oder Google, wissen die wenigsten Nutzer wie man die Suchergebnisse von vornerein sinnvoll formulieren kann und welche Möglichkeiten einem geboten werden, um die Suchergebnisse zu verbessern.

Die SharePoint Suche bietet hier an dieser Stelle einen ähnlichen Komfort. Daher möchte ich Ihnen kurz die gängigsten Operatoren zur Optimierung einer Suchabfrage innerhalb von SharePoint vorstellen.

Übersicht der nützlichsten Suchoperatoren:

Operator

Aktion

Beispiel

AND ; + Verbindet zwei oder mehrere Suchabfrageparameter.

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NOT; – Schließt den Suchabfrageparameter aus der Ergebnisliste aus.

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OR Verknüpft die Abfrageparameter, so dass Abfrage A oder Abfrage B oder Beide in den Suchergebnissen vorkommen.

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WORDS Verhält sich ähnlich dem OR, sorgt jedoch im internen Ranking der Suchergebnisse, das Begriff A und Begriff B gleichstark bewertet und als der selbe Begriff verstanden werden (z.B. WORDS ( Mama, Papa, Eltern).

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NEAR Sorgt dafür, dass der Suchabfrageparameter B kurz nach einer limitierten Anzahl an Wörtern hinter Suchabfrageparameter A auftauchen muss.

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” “ Mithilfe der Anführungszeichen sorgen Sie dafür, dass nach einer bestimmten Zeichenfolge gesucht wird.

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Eigenschaften Mit der Angabe von Eigenschaften können Sie Ihre Suche noch weiter verfeinern. Eine Übersicht der Standardeigenschaften finden Sie in der unteren Tabelle.

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* Die Wildcard-Suche bietet Ihnen die Möglichkeit mit Platzhaltern zu suchen.

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Sowie eine Übersicht der gängigsten Eigenschaften:

Eigenschaften

Beschreibung

Beispiel

AUTHOR Autor des Dokuments.

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FILETYPE Dokumenttyp wie z.B. “.pdf” oder “.docx”. image
SIZE Mit dieser Eigenschaft, können Sie die Größe der gesuchten Dateien einschränken. image
ModifiedBy Durch diese Eigenschaft, finden Sie Dokumente die zuletzt von der gesuchten Person bearbeitet wurde. image
PATH; SITE Mithilfe dieser Eigenschaften können Sie den Suchbereich auf einzelne Pfade oder Seiten einschränken. image
DocKeywords Sofern Sie mit Folksonomie und Taxonomie arbeiten, können Sie auch über diese Eigenschaft nach bestimmten Stichwörtern suchen. image
SocialTag Durch diese Eigenschaft können Sie sofern Sie die MySite Funktionalität nutzen auch nach den verwendeten Tags suchen. image
TITLE Gibt Ihnen die Möglichkeit direkt nach dem Titel des Dokuments zu suchen. image

Sie können Ihre Suchabfragen relativ komplex gestalten, indem Sie zusätzlich Klammerungen wie z.B. “Title:SharePoint 2010 AND ( AUTHOR:”Jan Schumann” OR AUTHOR:”Mirco Behr”) AND SIZE >=10 MB” nutzen. Die maximale Länge beträgt dabei 2048 Zeichen. Sollten Sie später eigene “Eigenschaften” erstellen, so haben Sie die Möglichkeit auch diese für die Suche zu nutzen.

Durch die Nutzung von Operatoren bei der Suche, werden Sie sehr schnell erkennen, das sich Ihre Suchergebnise extrem verbessern. Ein weiterer Effekt ist, das Sie durch die Nutzung von Operatoren auch die Suchergebnisse für andere Benutzer verbessern, da Sie mit gezielteren Suchabfragen wertvolle Ergebnisquellen finden und diese somit im Ranking erhöhen.

Referenzen:

Buch: Pro SharePoint 2010 Search – Josh Noble, Robert Piddocke, Dan Bakmand-Mikalski – ISBN 978-1-4302-3407-4

Link: http://www.sharepoint911.com/blogs/john/archive/2010/05/13/sharepoint-2010-search-new-query-syntax.aspx

Link: https://blogs.myfirstsharepoint.de/archive/2011/09/16/suche-nach-mysite-tags.aspx

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