Ein System für Requirements (Anforderungen)

Auch die Anforderungen an die interne Infrastruktur wachsen mit dem Unternehmen. SharePoint kann hier einen geordneten Prozess unterstützen. In diesem Artikel möchte ich Ihnen vorstellen, wie Sie ein eigenes Anforderungssystem mit dem SharePoint umsetzen können. In unserem Beispiel ist die Grundlage für die Dokumentation der internen Requirements eine „benutzerdefinierte Liste“ für das Requirement „Ticket“ und eine Dokumentenbibliothek mit einem eigenen Inhaltstyp.

Vorgehen

Der Antragsteller füllt ein Ticket aus. Dann erstellt er ein neues Dokument vom extra dafür erstellten Inhaltstyp “Requirements intern”.

Verknüpft werden Ticket und dazugehörige Dokumente über das Metadatum “Specification” der Dokumente.

Auf der Requirements Seite, werden mit Hilfe des “SharePoint-Listenfilter” Webparts, immer nur die zum Ticket gehörenden Requirement Dokumente angezeigt.

Bei einer ausführlichen Analyse der Anforderung kommt einiges an Dokumentation zusammen. Mit dem ”SharePoint-Listenfilter” Webpart bleibt es trotzdem übersichtlich.

Das Requirement-Ticket

Das Requirement-Ticket ist schnell beschrieben. Einige Eigenschaften kennen wir schon aus dem Beitrag „Ticketsystem mit SharePoint (Teil 1)“.

Titel

Ein sprechender Titel zur Anforderung.

Beschreibung der Anfrage

Hier soll die Anforderung kurz beschrieben werden. Eine ausführliche Beschreibung findet im angehängten Dokument statt. Dies wird später im Artikel genauer beschrieben.

Fällig bis

Planungshorizont der Anfrage

Verantwortlicher

Wie schon bei den Issues, wird der Verantwortliche nicht vom Antragsteller bestimmt, sondern wird innerhalb des Infrastrukturteams vergeben.

Geschätzter Aufwand

Hier wird eine erste Schätzung abgegeben. Wie viel Aufwand soll maximal in diese Anfrage gesteckt werden?

Status

Die Status des Requirement-Tickets:

Entwurf entspricht der Lage und einer ersten Planung für eine mögliche Umsetzung der Anforderung.

Zur Freigabe entspricht der Kontrolle der vorgeschlagenen Lösung und Freigabe für eine vollständige Planung.

In Bearbeitung ist eine Anforderung, wenn es einen Umsetzungsplan gibt und zur Durchführung freigegeben wurde.

Fertiggestellt entspricht die Übergabe der umgesetzten Anforderung an die Kontrolle, es wird getestet.

Ist das Ticket Abgenommen werden Antragsteller und andere Nutzer in das neue System eingeführt.

Abgeschlossen ist es, wenn keine Aufwände mehr nötig sind und das Projekt beendet ist.

Zurückgestellt kann ein Ticket werden, wenn es Pausen in der Planungsphase gibt oder wenn die Realisierung verschoben wird.

Priorität

Die Prioritäten sind, wie beim Issue-Ticket (siehe Teil 1), dem Eisenhower-Prinzip nachempfunden.

Feedback

Hier dokumentiert der Ticketverantwortliche kurz den Entwurf zur Anforderung. Des Weiteren kann er hier Ergänzungen zum Satus vermerken.

Übersichtlichkeit und Transparenz in der internen IT

Mit Hilfe der Requirements-Liste unterstützt SharePoint die interne IT. Änderungen an der Infrastruktur werden leichter planbar. An der den Anforderungsdokumenten kann gemeinsam gearbeitet werden.

Und für die Mitarbeiter im Unternehmen wird transparent wann und wie lang ersehnte Änderungen eingeführt werden.