SharePoint 2013 – Zentrale Verwaltung persönlicher Aufgaben mit Hilfe der My Site

In meinem letzten Blog Artikel SharePoint 2013 – Aufgaben App (Aufgabenliste) habe ich die Aufgaben App in SharePoint 2013 vorgestellt, welche auf einfache Art und Weise eine zentrale sowie übersichtliche Aufgabenverwaltung in SharePoint ermöglicht. Über die Zeit hinweg wird es in einer SharePoint Umgebung zahlreiche Aufgaben Apps geben und die Herausforderung eine Lösung zu schaffen, die einen zentralen Bereich bereitstellt, in dem alle persönlichen Aufgaben konsolidiert dargestellt und verwaltet werden können.

In SharePoint 2010 gibt es dafür im Standard keine Lösung, in SharePoint 2013 gibt es sie!

Die Hauptbestandteile dieser Lösung sind die My Site und die Dienstanwendung “Arbeitsverwaltungsdienst-Anwendung” (Work Management Service Application). Die My Site stellt dabei einen Bereich “Aufgaben” bereit und die Dienstanwendung sorgt dafür, dass dort alle persönlichen Aufgaben aus den einzelnen Aufgaben Apps aggregiert werden. Der Zugriff auf diesen Aufgabenbereich erfolgt ganz einfach über die linke Navigation der My Site

Sobald der Bereich aufgerufen wurde, findet eine Aktualisierung der Aufgaben statt und es stehen insgesamt vier verschiedene Ansichten zur Darstellung dieser Aufgaben zur Verfügung.

Die Ansicht “Wichtig und bevorstehend” zeigt automatisch alle Aufgaben in einer Zeitachse an, wobei die Aufgaben je nach Aufgaben App automatisch in unterschiedlichen Farben dargestellt werden.

Unter der Zeitachse befinden sich zwei weitere Bereiche. Im Bereich “Bevorstehend” werden alle bevorstehenden Aufgaben angezeigt, der Bereich “Wichtig” listet alle Aufgaben auf, die über einen Klick auf das Ausrufzeichen vor der jeweiligen Aufgabe, als wichtig markiert wurden. Aufgaben die als wichtig markiert wurden, erscheinen dabei nicht mehr in der Ansicht “Bevorstehend”.

In der Ansicht “Aktiv” werden alle persönlichen Aufgaben aus den einzelnen Aufgaben Apps gruppiert angezeigt. Die Gruppierung kann dabei nachträglich über den Reiter “Aufgaben” und den Punkt “Nach Projekt gruppieren” im Menüband deaktiviert werden.

Neben den Gruppen für die jeweiligen Aufgaben Apps gibt es auch eine Gruppe für private Aufgaben. Diese Aufgaben sind nur für einen selbst sichtbar, was durch ein Schlosssymbol gekennzeichnet wird.

Über den Punkt “Neuer Vorgang” können ganz einfach neue Aufgaben in den gewünschten Aufgaben Apps erstellt werden, diese sind allerdings vorerst immer nur für einen selbst sichtbar, was wieder durch das Schlosssymbol gekennzeichnet wird. Wird im Bearbeitungsmodus der entsprechenden Aufgabe der Haken bei “Diesen Vorgang für Projektmitglieder öffentlich machen” gesetzt, so erscheint die Aufgabe in der ausgewählten Aufgaben App in der entsprechenden Website, inklusive der dort gesetzten Berechtigungen. Eine Zuweisung zu einer anderen Aufgaben App ist danach nicht mehr möglich.

Enthalten die jeweiligen Aufgaben Apps benutzerdefinierte Spalten, so werden auch diese Spalten dargestellt und können entsprechend bearbeitet werden, sobald die Zuordnung zur App stattgefunden hat.

In der Ansicht “Abgeschlossen” werden wie erwartet alle abgeschlossen Aufgaben dargestellt. Die Ansicht “Zuletzt hinzugefügt” listet standardmäßig alle Aufgaben auf, die innerhalb des letzten Tages neu erstellt wurden. Egal in welcher Ansicht man sich befindet, es besteht immer die Möglichkeit einen Filter auf die Ansicht anzuwenden, so dass nur Aufgaben einer bestimmten Aufgaben App angezeigt werden.

Außerdem lassen sich über den Reiter “Aufgaben” und den Punkt “Einstellungen” im Menüband noch gewisse Grundeinstellungen für die Ansichten und die Zeitachse konfigurieren. Dabei kann u.a. die Farbe der einzelnen Aufgaben Apps für die Darstellung in der Zeitachse bestimmt werden oder aber auch, in welchen Zeitraum das Fälligkeitsdatum von Aufgaben fallen muss, damit diese im Bereich “Bevorstehend” der Ansicht “Wichtig und bevorstehend” erscheinen.

Sofern einem noch keine Aufgaben zugewiesen wurden oder aber die Dienstanwendung noch nicht erfolgreich bereitgestellt wurde, blickt man auf einen leeren Bereich, in dem die vorgestellten Ansichten zur Verfügung stehen und in dem neue Aufgaben hinzugefügt werden können.

Der Aktualisierungsstatus des Aufgabenbereiches ist ein guter Indikator um festzustellen, ob tatsächlich keine Aufgaben vorliegen oder aber die Dienstanwendung noch nicht bereitgestellt bzw. nict erfolgreich bereitgestellt wurde.

Neben der Aggregation von Aufgaben aus SharePoint Aufgaben Apps, können standardmäßig auch Aufgaben aus Exchange oder Project Server in dem Aufgabenbereich dargestellt und verwaltet werden.

Die Bereitstellung der Dienstanwendung kann entweder über die Zentraladministration oder aber natürlich per Power Shell erfolgen. Ausführliche Informationen zur Bereitstellung und auch zur Behebung von auftretenden Problemen sind unter den folgenden Links zu finden:
http://technet.microsoft.com/en-us/library/fp161255.aspx
http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/12525.sharepoint-2013-work-management-service-application.aspx
https://blogs.myfirstsharepoint.de/technikblog/sharepoint-2013-mysite-newsfeed-kann-nicht-auf-den-distributed-cache-zugreifen-und-die-aufgaben-knnen-nicht-aggregiert-werden

Wer sich für die genaue Funktionsweise der Dienstanwendung interessiert, dem empfehle ich folgendes Video: Walkthrough SharePoint 2013 features in the work management service application

Abschließend noch ein weiteres praktisches Feature, welches mir in diesem Zusammenhang bei der Nutzung des neuen Newsfeed aufgefallen ist. Öffnet man das Kontextmenü eines Eintrags im Newsfeed, besteht dort die Möglichkeit über den Punkt “Nachverfolgung” diesen entsprechenden Eintrag als Aufgabe zu seinen privaten Aufgaben hinzuzufügen. Außerdem wird diese Aufgabe auch direkt als wichtige Aufgabe gekennzeichnet. Es ist allerdings leider nicht möglich, diese Aufgabe zu bearbeiten, um z.B. ein Fälligkeitsdatum einzutragen, bei der Bearbeitung gelangt man lediglich zum Newsfeed Eintrag selbst.