Projekte bilden eine besondere Form der Zusammenarbeit. Zeitlich begrenzt und mit limitierten Ressourcen sollen Veränderungen durch Projekte in ein Unternehmen oder eine Organisation operativ eingebracht werden. Projekte sind von Natur aus dynamischer und mit mehr Risiken behaftet, als andere betriebliche Prozesse.

Die Kommunikation mit und die Information von allen relevanten Stakeholdern sind daher entscheidende Elemente.

Eine immer wiederkehrende Problemstellung in vielen Projekten ist das Fehlen eines „Single Point of Truth“, also ein zentraler Ort, an dem alle relevanten Informationen aktuell und verlässlich vorliegen. Projektpläne, Termine und Arbeitsergebnisse tendieren dazu in Ihrem Lebenszyklus in verschiedenen Versionen an verschiedenen Orten zu leben, wenn keine Maßnahmen zur Verhinderung dieses Eigenlebens getroffen werden. Fehlinformation und Missverständnisse sind die Folge, die in Budgetüberschreitungen und Zeitverzögerungen münden.

SharePoint basierte Projekträume sind eine Möglichkeit, den Informationsfluss im Projekt zu kanalisieren, in dem ein „Single Point of Truth“ geschaffen wird.

Unterscheiden sollte man zwischen Projektplanungs- und Projektinformationssystemen. Während ein Projektplanungssystem, Prozesslogik abbildet und sich meist an die Projektleitung als Zielgruppe richtet, geht es beim Projektinformationssystem, um die Ablage und den Austausch von Informationen für alle Projektmitglieder, sowie um die Zusammenarbeit im Projektteam.

Zielgruppen eines solchen Projektinformationssystem sind also Projektleiter, Teilprojektleiter, Projektcontroller und Projektmitarbeiter, aber auch Mitglieder des Lenkungsausschusses. Letztere werden allerdings in der Regel nur wenig im operativen Projekt involviert sein und sich stattdessen über Statusberichte und Projektreports informieren lassen.

SharePoint 2010 wird bereits in vielen Projekten als Werkzeug eingesetzt, meist jedoch als reine Dokumentenaustausch-Plattform mit Hilfe von Standard-Templates. In diesem Artikel soll aufgezeigt werden, welche Möglichkeiten es gibt, mit einfachen Mitteln darüber hinaus zu gehen.

Die Darstellung der Möglichkeiten ist dabei erst einmal unabhängig von der gewählten Vorgehensweise, egal ob Prince2®, PMI-basiertes Vorgehen oder agile Vorgehensmodelle wie etwa Scrum.

Die Team Site als Basis

Als Ausgangsbasis kann das Template „Team Site“ dienen. Mit den „Freigegebenen Dokumenten“ (Shared Documents), einem Kalender, Aufgaben (Tasks) und Ankündigungen (Announcements) bietet es bereits einen guten Grundstock und wird in vielen Projekten schon in dieser einfachen Ausbaustufe zum Dokumenten- und Informationsaustausch genutzt.

Die Bibliothek „Freigegebene Dokumente“ kann als Repository für Projektdokumente dienen. Je umfangreicher ein Projekt wird, desto unübersichtlicher wird es, alle Dokumente einfach nur in der Bibliothek abzulegen. Hier bietet es sich an, mithilfe von Metadaten eine Klassifizierung der Projektdokumentation vorzunehmen. So können Dokumente dem Projektmanagement oder auch den einzelnen Ergebnissen und Arbeitspaketen zugeordnet werden. Statusreports können als solche klassifiziert und in entsprechenden Ansichten für den Lenkungsgauschuss bereitgestellt werden. Auch wie das Projekt aufgesetzt ist, zum Beispiel Ergebnisorientiert oder Arbeitspaketorientiert, beeinflusst die Wahl der jeweiligen Metadaten.

image

Die Aufgabenliste ist eine vorkonfigurierte ( und natürlich anpassbare) SharePoint-Liste, in der Aufgaben verwaltet und, mit entsprechenden Beschreibungen und Terminen versehen, Personen zugeordnet werden können.

Im Kalender werden Projekttermine verwaltet und mit Hilfe von Kalenderüberlagerungen können Projektmeetings, Termine und Abgabefristen dargestellt werden. Durch Verwendung von Ansichten und Kalenderüberlagerungen müssen Termine, die bereits in verschiedenen Listen vorhandenen sind (z.B. Abgabetermine von Ergebnissen) nicht von Hand in den Kalender eingepflegt werden. Zusätzlich lässt sich der Projektkalender in Outlook integrieren und mit dem persönlichen Kalender überlagert werden. Termine müssen also nicht mehrfach gepflegt werden, um im Bedarfsfall eine zentrale Übersicht zu haben.

Über die Team Site hinaus

Zusätzlich zum Template „Team Site“ als Ausgangsbasis, können jetzt eine Reihe von Ergänzungen in Betracht gezogen werden, um die Projektinformationsplattform weiter auszubauen.

Nur mit Dokumenten und einfachen Aufgabenlisten werden viele Projekte nicht auskommen.

Projekte werden in Regel in Phasen, wie zum Beispiel den Stages in Prince2®, eingeteilt. Zur Abbildung solcher Phasen kann eine Projektaufgabenliste ein geeigneter Baustein sein, um Projektphasen als Liste oder auch als Gantt-Chart darzustellen. Ob ein Gantt-Chart ein hilfreiches Mittel ist oder nicht, gehen die Meinungen auseinander und soll an dieser Stelle nicht tiefer erörtert werden. Zusätzlich lassen sich diese Phasen auch zur Gruppierung der Projektaufgaben, Arbeitspakete und Ergebnisse verwenden, sowohl logisch, als auch im Benutzerinterface der Anwendung.

image

Weitere Elemente können Kontaktlisten, Problemverzeichnisse und Risikoübersichten sein, die als SharePoint-Listen umgesetzt werden können. Auch diese können über weitere Metadaten angepasst werden.

Metadaten sind in diesem Kontext als grundsätzliches Hilfsmittel für die Anpassung von Listen, Bibliotheken und Dokumentklassifizierungen an das jeweils verwendete Projektvorgehensmodell zu sehen. Über Metadaten lassen sich einzelne Elemente der Projektplanung mit Projektergebnissen vernetzen und somit auch spezifische Ansichten, wie zum Beispiel Übersichten über offene und abgeschlossene Arbeitspakete erzeugen. Auch prozessspezifische Vorgaben, wie zum Beispiel eine strikte Ergebnisorientierung kann mit Hilfe von Metadaten verwirklicht werden, in dem alle Dokumente, Aufgaben, Issues und Termine den einzelnen Projektergebnissen zugeordnet werden.

Fazit

SharePoint 2010 bietet eine sehr gute Ausgangsbasis, um Projektleiter und Projektteams als Informationsplattform zu unterstützen. Die hier genannten Elemente sind grundsätzliche Bausteine eines Projektraums, der an die Methoden und Vorgehensweisen eines Unternehmens oder einer Organisation angepasst werden sollte. Dabei ist grundsätzlich erst einmal unerheblich, ob ein Vorgehensmodell nach Prince2®, PMI oder anderen Methoden die Basis des Projektmanagements im Unternehmen ist.

Als Allheilmittel sollte dieses Werkzeug allerdings nicht gesehen werden, denn die Informationen müssen gepflegt und die Nutzung des Projektraums gelebt werden. In vielen Fällen liegt hier die Schwierigkeit, die Plattform konsequent als Single Point of Truth zu nutzen.

Gelingt dies, können viele Projekte mit Hilfe von SharePoint 2010 basierten Projekträumen an Transparenz gewinnen.

Leave a comment

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.