Der SharePoint 2010 bietet viele Vorteile und Möglichkeiten, viele davon sind nicht immer auf den ersten Blick zu erkennen und das führt leider teilweise dazu, dass sie nicht in Anspruch genommen werden.
Ein solcher Vorteil ist ein wiederverwendbarer Inhalt (Reusable Content). Zu finden ist er in Publishing Sites wie z.B. einem Unternehmenswiki. Recht unscheinbar zu entdecken im Menüband auf der Registerkarte „Einfügen“ der Bearbeitungstools:
Ein wiederverwendbarer Inhalt ist dabei eine Sammlung von vordefinierten Text- oder HTML Bausteinen, die man häufig in einem Wiki verwendet oder plant häufig zu verwenden. Dies kann z.B. ein Link wie „zurück zum Inhaltsverzeichnis“ sein, den man unterhalb jedes Wiki-Artikels platzieren möchte. Mit einem wiederverwendbaren Inhalt genügt es, diesen Baustein genau einmal zu definieren und diesen dann ganz einfach immer wieder mit wenigen Mausklicks auf jeder Seite wiederverwenden zu können. Die wiederverwendbaren Inhalte werden als Elemente in einer Liste gespeichert.
Es existieren drei vordefinierte wiederverwendbare Inhalte, die wie folgt aussehen:
Diese sollten im ersten Schritt auf das eigene Unternehmen zugeschnitten werden. Klicken Sie dazu auf den letzten Punkt im Menü „Weitere Optionen“. Es öffnet sich das folgende Fenster:
Klicken Sie hier auf „Liste öffnen“. In einem neuen Fenster wird nun die Liste „Wiederverwendbarer Inhalt“ geöffnet. In diese Liste gelangen Sie natürlich auch, wenn Sie im Schnellstartbereich auf „Gesamter Websiteinhalt“ klicken oder über Websiteaktionen –> Alle Websiteinhalte einblenden.
Die vordefinierten Inhalte sind keiner Inhaltskategorie zugeordnet. Dies ändern wir in den Listeneinstellungen (Listentools –> Listeneinstellungen). Dort navigieren Sie zu den Spalten der Liste und klicken auf die Spalte Inhaltskategorie:
Fügen Sie hier nach Bedarf Ihre eigenen Kategorien hinzu und speichern Sie Ihre Änderungen durch einen Klick auf OK. Wechseln Sie wieder zurück in die Liste. Im nächsten Schritt passen wir die vorhandenen Inhalte an. Wir starten beispielhaft mit „Nebenlinie“ und wählen aus dem Kontextmenü „Element bearbeiten“ aus.
Ändern Sie dann den Text neben „Wieder verwendbarer HTML-Code” und wählen Sie die richtige Inhaltskategorie aus:
Klicken Sie abschließend auf Speichern. Das Schöne an einem wiederverwendbarem Inhalt ist, dass Sie diese Änderung nur einmal machen müssen und der Inhalt aktualisiert sich automatisch auf allen Seiten auf denen Sie diesen Inhalt verwenden. So sieht unsere Beispielseite nach Änderung des wiederverwendbaren Inhalts wie folgt aus:
Diese automatische Aktualisierung können Sie in der Definition des wiederverwendbaren Inhalts auch deaktivieren:
Bearbeiten Sie die übrigen vordefinierten Inhalte ebenfalls entsprechend Ihrer Anforderungen.
In Wikis findet man recht häufig am Ende einer jede Seite ein Link „zurück zum Inhaltsverzeichnis“. Dieser wird meist manuell gesetzt, doch die Verwendung eines wiederverwendbaren Inhalts spart hier viel Zeit. Nachfolgend möchte ich Ihnen zeigen, wie sie einen solchen neuen Inhalt erstellen.
Wechseln Sie wieder in die Liste „Wiederverwendbarer Inhalt“. Wählen Sie „Neues Element hinzufügen“. Vergeben Sie einen bezeichnenden Titel, ein Kommentar, wählen Sie die korrekte Inhaltskategorie aus und setzen Sie den Haken bei „Im Dropdownmenü anzeigen“. Klicken Sie, wenn Sie diese Einstellungen vorgenommen haben, neben „Wieder verwendbarer HTML-Code“ auf den blauen Text („Klicken Sie hier, um neuen Inhalt hinzuzufügen“).
Sobald der Cursor in dem Feld vorhanden ist, klicken Sie im Menüband des Fensters auf der Registerkarte „Text formatieren“ auf Markup –> HTML –> HTML-Quelle bearbeiten
Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie folgenden Text eingeben:
<a href = “http://LinkZuIhrerSeite”> Ihr Anzeigetext </a>
wobei Sie den Link natürlich durch einen korrekten Link und den Anzeigetext durch Ihren Wunschtext ersetzen.
Klicken Sie auf OK. Das Ergebnis sieht wie folgt aus:
Speichern Sie den wiederverwendbaren Inhalt. Wechseln Sie nun auf eine beliebige Seite in Ihrem Wiki und bearbeiten Sie diese.
Wenn Sie nun einen wiederverwendbaren Inhalt einfügen, finden Sie Ihren neuen Eintrag und können diesen auf jeder Seite mit ein paar Klicks hinzufügen und ersparen sich damit in Zukunft viel Arbeit.
Weiterer Link zum Thema:
Aus der Praxis – Programmatisches Auslesen von Elementen aus der Liste “Wiederverwendbarer Inhalt” in SharePoint:
Programmatisches Auslesen von Elementen aus der Liste „Wiederverwendbarer Inhalt“ in SharePoint