In einem früheren Artikel wurde bereits die Unterstützung durch SharePoint 2010 als Projektinformationssystem im Projektmanagement beschrieben (SharePoint 2010 zur Unterstützung im Projektmanagement).

Hier wurde bereits zwischen Projektplanungs- und Projektinformationssystemen unterschieden. Während ein Projektplanungssystem Prozesslogik abbildet und sich meist an den Projektmanager als Zielgruppe richtet, geht es beim Projektinformationssystem, um den Austausch von Informationen für alle Projektmitglieder. SharePoint 2010 ist als solches Projektinformationssystem bestens geeignet.

Ein weit verbreitetes Projektplanungstool ist Microsoft Project 2010. In der Regel hat jedoch nur der Projektmanager dieses Tool zu seiner Verfügung und muss den Projektplan auf anderem Wege an das Projektteam und weitere Stakeholder kommunizieren, zum Beispiel als PDF abgelegt auf SharePoint 2010.

In diesem Artikel soll das Zusammenspiel zwischen Project 2010 und einem SharePoint 2010 basierten Projektinformationssystem angerissen werden, ohne diesen Umweg über eine manuelle Formatänderung und Ablage zu gehen.

Projekte werden in Regel im Projektplan in Phasen, Vorgänge und Untervorgänge eingeteilt. Zur Abbildung solcher Vorgänge in SharePoint 2010 kann eine Projektaufgabenliste ein geeigneter Baustein sein. Genau diese SharePoint Projektaufgabenliste lässt sich mit Project2010 verbinden. Diese Verknüpfung stellt das Bindeglied zwischen dem Planungstool des Projektmanagers und dem Informationssystem für das ganze Projektteam dar.

Verbindung mit der Liste herstellen

Bevor beide Tools miteinander verbunden werden können, muss eine Projektaufgabenliste in SharePoint 2010 erstellt werden. Sobald diese vorhanden ist, kann mit „Zeitplan Öffnen“ (Englisch: “ Open Schedule“) eine Verbindung zu Project 2010 hergestellt werden.

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Ab diesem Moment kann der Plan in MS Project bearbeitet werden und mit SharePoint synchronisiert werden.

Zur Synchronisation mit SharePoint 2010 gibt es unter „Datei > Informationen“ die Schaltfläche „Synchronisieren“.

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Eine Reihe von Standard-Spalten werden automatisch verbunden und synchronisiert. Beispiele sind:

  • Vorgangsname
  • Dauer
  • Anfangsdatum
  • Fertigstellungsdatum
  • Vorgänger
  • Ressourcen

Speziellere Spalten, wie etwa ein PSP-Code, zur eindeutigen Kennzeichnung aller Elemente des Projektplans, müssen manuell verbunden werden.

Hier werden Felder bzw. Spalten direkt aus Project 2010 heraus, zwischen SharePoint 2010 und Project 2010 verbunden. Dazu gibt es unter „Datei > Informationen“ die Schaltfläche „Felder verwalten“. Hier kann eines der vorhandenen Felder in Project ausgewählt werden und das Tool schlägt einen Namen für die entsprechende Spalte in SharePoint vor. Mit der Bestätigung durch OK, wird die passende Spalte in der SharePoint-Liste angelegt.

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Sobald alle notwendigen Felder angelegt und miteinander verbunden sind, kann mit dem Projektplan in Project 2010 gearbeitet und dieser mit SharePoint 2010 synchronisiert werden.

Die Microsoft Project-Datei selbst kann übrigens wieder in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek gespeichert werden. Das Öffnen und Bearbeiten des Plans aus einer Dokumentbibliothek heraus funktioniert gut, das Synchronisieren des Plans aus der Bibliothek heraus, ist ohne Probleme möglich und aktualisiert die Meilensteine und Daten.

Untervorgänge zieht SharePoint mit und stellt sie als Unterelemente der Projekttaskliste dar. Der jeweilige Phasenname wird automatisch zum Link und macht so die entsprechenden Unterelemente zugänglich. Dies kann bei der ersten Verwendung ein wenig befremdlich wirken.

Meilensteine sollten in der Nomenklatur der Phasen und Pakete kenntlich gemacht werden, da diese in SharePoint nicht grafisch hervorgehoben werden, wie etwa in Project.

Konflikte

Wird die Projektplanung sowohl in Project 2010, als auch in der SharePoint Projektaufgabenliste verändert kommt es unweigerlich zum Konflikt und beide Varianten stimmen nicht mehr überein.

Solche Konflikte werden von Project 2010 erkannt und das Tool bietet einen Dialog zur Konfliktbehebung an. Die entsprechenden Werte werden hervorgehoben und Project 2010 bietet wahlweise an, die SharePoint-Version oder die Project-Version zu behalten.

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Im umgekehrten Fall bietet SharePoint keine Konfliktlösung, da die SharePoint-Liste keine aktive Verbindung zur Project-Datei hält, diese also unbekannt ist.

Ein paar kleine Hinweise

Über ein paar Dinge sollte man sich jedoch bewusst sein, wenn man eine SharePoint Projektaufgabenliste aus Microsoft Project heraus aktuell halten möchte.

  • Ressourcen können als Active Directory bzw. lokale User dem Plan in Project hinzugefügt und in die Aufgabenliste auf dem SharePoint-System synchronisiert werden. Jedoch sollten beide Systeme auf das gleiche User-Verzeichnis zugreifen.
  • Bei der Synchronisierung werden alle in Project automatisch geplanten Vorgänge in manuell geplante Vorgänge umgewandelt.
  • Wird ein Plan aus SharePoint 2010 zum ersten Mal mit Microsoft Project verbunden, wird eine Beziehung zwischen der SharePoint-Liste und der MS Project-Datei hergestellt. Diese Verbindung wird über einen Hash-Wert in der Spalte „SyncedProjectGUID“ in der SharePoint-Liste erreicht. Die Spalte wird automatisch erzeugt. Eine zweite Verbindung zu einer zweiten Datei ist jedoch nicht möglich, verbindet man die Aufgabenliste also ein zweites Mal mit Project, so geht die erste Verbindung wieder verloren. Das wiederholte Öffnen der abgelegten Project-Datei ist natürlich kein Problem, die Verbindung bleibt hier bestehen.
  • Die SharePoint-Lise sollte später nicht mehr umbenannt werden. Wird die SharePoint-Liste nach der Verbindung mit Project umbenannt, so kann Project ebenfalls keine Verbindung mehr herstellen. Einstellungen, wie das Verbinden von Spalten in Project mit Spalten in SharePoint gehen bei einem neuem Öffnen aus SharePoint (“ Open Schedule“) verloren.

Fazit

Mit der Kombination von SharePoint 2010 als Projektinformationssystem und Microsoft Project 2010 als Projektplanungstool, stehen zwei Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Projektmanager, Projektteams und auch Stakeholdern den Fortschritt eines Projekts verfolgen und steuern können. Durch die Verbindung der beiden Tools können Daten zwischen diesen beiden Tools synchronisiert werden und ein manuelles Aktualisieren der Daten und Ablegen von PDF-Versionen in einer SharePoint-Bibliothek oder gar das Verteilen per Email kann entfallen.

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