Wenn man in SharePoint 2010 ein Unternehmenswiki betreibt, möchte man die geschriebenen Artikel auch meist mit Stichwörtern/Kategorien versehen, um die Informationen zusätzlich mit Metadaten anzureichern. Beim Anlegen einer neuen Site Collection auf Vorlage des Unternehmenswikis ist von Haus aus auch bereits vorgesehen, dass man die Artikel mit Kategorien versehen kann. Ebenso verfügt das Wiki über eine Seitenbewertung.

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Wenn man die Seite bearbeitet, um Kategorien zu vergeben ist dies zunächst jedoch nicht möglich. Das Feld ist ausgegraut und lässt sich nicht befüllen.

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Um das Hinterlegen von Kategorien zu ermöglichen, müssen Sie vorab festlegen, welche Taxonomie Sie für die Kategorien nutzen wollen. Dies geschieht wie folgt:

Wechseln Sie in die Websiteeinstellungen und dort auf die Websitespalten:

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Dort gibt es (zu finden in der Gruppe der Benutzerdefinierten Spalten) die Wikikategorien (oder auch Wiki Categories) vom Typ Verwaltete Metadaten.

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Klicken Sie auf die Spalte und scrollen Sie ein wenig nach unten bis Sie bei den Ausdruckssatzeinstellungen angelangt sind. Dort sollten Sie Ihren Dienst für die Verwalteten Metadaten finden. (Voraussetzung ist natürlich, dass dieser zuvor konfiguriert wurde).

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Wenn Sie den Dienst hier durch Klick auf das vorangestellte Dreieck erweitern, bekommen Sie eine Übersicht der vorhandenen Gruppen ihres Terminologiespeichers.

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Hier ist es wichtig, das Sie den Ausdruckssatz (hier: Taxonomie) tatsächlich anklicken müssen. Sie erhalten ansonsten beim Speichern Ihrer Änderungen einen Fehler (Es wurde kein Ausdruckssatz oder Ankerpunkt ausgewählt.)

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Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern. Wechseln Sie zurück in Ihr Unternehmenswiki und bearbeiten Sie eine Seite. Die Kategorien lassen sich nun eintragen und liefern natürlich auch Vorschläge aus der hinterlegten Taxonomie.

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Was jedoch, wenn Ihre Nutzer eigene Kategorien vergeben wollen, die sich derzeit noch nicht im Terminologiespeicher befinden? Die Nutzer erhalten in diesem Fall eine Fehlermeldung, dass es sich um einen nicht gültigen Ausdruck handelt (Das Erstellen neuer Werte in diesem Feld ist unzulässig. Wählen Sie einen der vorhandenen Ausdrücke aus).

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Doch dieses Verhalten kann man zum Glück mit ein paar Klicks schnell ändern.

Wechseln Sie wieder in die Terminologiespeicherverwaltung und wählen Sie dort Ihren Ausdruckssatz an. Dort gibt es eine Einstellung für die Übermittlungsrichtlinie. Dies ist dafür zuständig, ob Benutzer neue Ausdrücke hinzufügen können oder ob dies nicht möglich ist. Ändern Sie hier die Einstellung von „Geschlossen“ auf „Öffnen“.

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Doch auch jetzt klappt das Hinzufügen von eigenen Kategorien leider noch nicht. Man erhält nach wie vor die gleiche Fehlermeldung, dass das Erstellen neuer Werte in diesem Feld unzulässig ist. Verhindert wird dies noch durch eine Einstellung in der Websitespalte.

Wechseln Sie also wieder in die Einstellung für die Websitespalte „Wikikategorien“. Dort gibt es die Option „Ausfüllen zulassen“.

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Ändern Sie die Auswahl auf „Ja“, damit Benutzer Werte dem Ausdruckssatz (der Taxonomie) hinzufügen können und speichern Sie Ihre Änderungen.

Nun können Sie eigene Kategorien in Ihrem Wiki vergeben.

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Diese werden der Taxonomie zugeordnet und können im Terminologiespeicher entsprechend verwaltet werden.

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