In meinem letzten Beitrag in der Serie zum Dokumentenmanagement mit SharePoint 2010 möchte ich folgende Frage beantworten:

Wo sind die Unterschiede und die Gemeinsamkeiten und wann verwendet man was?

Der Microsoft SharePoint Server 2010 stellt zwei unterschiedliche Templates zur Verfügung bei denen die inhaltliche Abgrenzung manchmal schwer fällt. Hierbei handelt es sich um die Document Center und die Records Center. Grundsätzlich kann man bereits anhand des Namens erahnen wofür die beiden Vorlagen gut sind, aber wo liegen jetzt die feinen Unterschiede?

Document Center Records Center
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Das Document Center ist für ein dokumentzentrisches Arbeiten gedacht, in dem die Dokumente erst einmal alle abgelegt werden und anhand von Regeln weiterverteilt oder direkt von den Mitarbeiter bearbeitet werden. Hierbei geht es also weniger um den Zusammenarbeitscharakter sondern um das Arbeiten mit vielen Dokumenten.

Das Record Center ist für die Archivierung von Dokumenten vorgesehen. An dieses Archiv können Dokumente gesendet werden wenn die Bearbeitung eines Dokuments abgeschlossen ist, oder ein Zwischenstand sicher an einem anderen Speicherort abgelegt werden soll. Hierbei ist jedoch sicher nicht mit revisionssicher gleichzusetzen, hierfür sind noch weitere Kriterien zu erfüllen. Im Unterschied zur Version 2007 ist es jedoch unter SharePoint 2010 möglich mehr als ein Records Center anzulegen, um so z.B. für jeden fachlichen Bereich ein eigenes Archiv mit unterschiedlichen Ansichten und Metadaten aufzubauen .

Im Wesentlichen unterscheiden sich die beiden Vorlagen nur in den Features die bei Anlage der Vorlage aktiviert sind. In der folgenden Tabelle sind die Features aufgelistet die abweichend von einer Teamsite aktiviert oder deaktiviert sind:

Document Center Scope Records Center Scope
Dokumentenmappen WSC Direkte Datensatzverwaltung WSC
Document-ID Dienst WSC Dokumentenmappen WSC
Homepage der Wiki-Seite(deaktiviert) Website Document-ID Dienst WSC
E-Mail-Integration mit der Inhaltsorganisation Website
Haltebereichstatus und eDiscovery Website
Homepage der Wiki-Seite(deaktiviert) Website
Inhaltsorganisation Website

WSC = Websitesammlung (Websitecollection)

Des Weiteren enthält das Document-Center nur eine Dokumentenbibliothek und eine Aufgaben Liste, hingegen das Records Centereine sog. Abgabebibliothek und eine Datensatzbibliothek. Die erste nimmt alle Dokumente auf, die an das Archiv gesendet oder irgendwo anders in der Website hochgeladen werden. Die Datensatzbibliothek ist dann ein möglicher endgültiger Speicherort für die Dokumente.

Darüber hinaus sind die Unterschiede eher in der Oberfläche. Bei dem Records Center werden über den Menüpunkt „Datenarchiv verwalten“ die Administration vereinfacht. Die Startseite ist anders aufgebaut und mit anderen Bildern versehen.

Auch wenn man sich mit der Template-Auswahl in diesem Bereich nichts verbaut bleibt die Frage, wann ich welches Template am besten verwende: Das Records Center sollte immer verwendet werden, wenn ich metadatengetrieben eine strukturierte Ablage von vielen Dokumenten erreichen möchte und z.B. die Unveränderbarkeit der Dokumente über die SharePoint-Oberfläche sicherstellen möchte. Somit ein klassisches Archiv. Wenn es nur um das Arbeiten mit lebendigen Dokumenten geht, ist das Document Center die richtige Wahl.

Bisher in der Serie erschienene Themen:

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