In SharePoint 2010 kann von den Farm Administratoren ein Schwellenwert vorgegeben werden, wie viele Einträge in einer Ansicht maximal angezeigt werden können. Ist dieser Wert erreicht, sehen die Benutzer anstatt ihrer Daten einen Hinweis, dass der Schwellenwert überschritten ist und die Daten nicht angezeigt werden können. Farm Administratoren sehen diesen Hinweis übrigens nicht, sondern können weiter die Inhalte der Liste sehen (einer der Gründe, warum Administratoren ein zweites Benutzerkonto zum Testen und Nachvollziehen von Meldungen haben sollten).

In den Einstellungen der Liste kann dann aber jeder, der berechtigt ist, sehen wie es um die Liste steht:

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Aber was kann man nun tun?

  • Der einfachste Weg die Ansicht wiederzubekommen, ist ein Paging einzurichten: Die Ansicht bearbeiten und unter “Eintragsgrenze” die Anzahl der Einträge pro Seite und die Option “Elemente in Gruppen der angegebenen Größe anzeigen” festlegen.
    ACHTUNG: dies hilft aber nur, wenn keine Sortierung und keine Gruppierung für die Ansicht vorgegeben ist, also sicherstellen, dass dort überall “Kein(e)” gewählt ist.
  • Eine weitere Möglichkeit ist, die Ansicht so zu filtern, dass weniger Elemente als der Schwellenwert angezeigt werden. Hierzu ist es aber nötig, die Spalte nach der gefiltert wird zu indizieren: In den Einstellungen der Liste auf “Indizierte Spalten”, dort kann dann ein neuer Index erstellt werden.

Nun kommt die böse Überraschung für Benutzer: Sollte die Liste bereits mehr Elemente enthalten, als der Schwellenwert vorgibt, wird beim Versuch einen Index zu erstellen wahrscheinlich die folgende Fehlermeldung angezeigt.

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Was nun? Es gibt zwei Wege:

  1. Ein Farm Administrator setzt den Index, für ihn gilt der Schwellenwert nicht.
  2. SharePoint bietet die Möglichkeit ein Zeitfenster einzurichten, in dem der Schwellenwert für Ansichten nicht gilt, in diesem Zeitfenster kann dann der Index erstellt werden.

Das Zeitfenster, wie auch der Schwellenwert für Ansichten lassen sich in der Zentraladministration unter Anwendungsverwaltung pro Webanwendung einrichten. In der Ribbon-Bar “Allgemeine Einstellungen” aufklappen und dann “Ressourcensteuerung” wählen. Im folgenden Dialog finden sich dann die Punkte “Schwellenwert für die Listenansicht” und “Tägliches Zeitfenster für umfangreiche Abfragen”.

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