Nach der Einführung von SharePoint ohne professionelle Planung ergibt sich nicht selten die Erkenntnis, dass die Akzeptanz und Nutzenpotentiale der Plattform weit hinter den Erwartungen zurückbleiben:

Kundenzitat: “Die bisherige Erfahrung hat gezeigt, dass die aktuelle individuelle und spontane Bereitstellung der Plattform einen nachhaltigen und zuverlässigen Support erschwert und einen kontrollierten Ausbau der Farm unmöglich macht. Dies lässt sich hauptsächlich darauf zurückführen, dass keine Planung und Projektstruktur vorhanden ist, die einen effizienten und zielgerichteten Einsatz der sehr knappen Ressourcen ermöglicht.”

Aufgrund der hohen Dynamik, die SharePoint Projekte oftmals kennzeichnen, verändern sich definierte Ziele und somit droht die Gefahr, dass die Grundstrategie aus dem Auge verloren wird. Daher können wir nur dringend empfehlen, die Basis für das SharePoint Portal, sowie die Rahmenbedingungen und Strategien festzuhalten, so dass während der Projektumsetzung eine Orientierung für alle Beteiligten gegeben ist.

Wir haben aus den zahlreichen SharePoint Projekten einen Best Practice Ansatz entwickelt, um in sehr kurzer Zeit eine nachhaltige Planung zu ermöglichen:

Governance Workshop

In einem kompaktem Workshop werden alle Bereiche betrachtet, die für die Nutzung, den Betrieb und kontrollierten Ausbau der SharePoint Plattform relevant sind:

  1. Visionen und Ziele – Über unsere Governance Scorecard ist für jeden Beteiligten sofort ersichtlich: Wofür investiere ich meine Energie – wie lauten die Kernziele, auf die wir uns konzentrieren – was müssen wir tun, um die Kernziele zu erreichen – wen benötigen wir dafür?
  2. Inhalte und Strukturen – Was soll in Phase 1 abgebildet werden? Welche Portalstruktur ist die richtige für mich? Welche Metadaten sind sinnvoll, um das Auffinden von Informationen zu erleichtern und Prozesse besser abbilden zu können?
  3. Suche – Welche Rolle spielt die Suche für das Unternehmen? Was soll in die Suchergebnisse einfliessen? Welche Erwartungshaltung haben wichtige Zielgruppen?
  4. Entwicklungsrichtlinien – Welche Anforderungen existieren an das Design? Welche Erweiterungen (3rd Party) und Entwicklungen möchte ich zulassen?
  5. Compliance – Welche Richtlinien sind einzuhalten? Gibt es besondere Sicherheitsanforderungen? Von wo aus soll auf das Portal zugegriffen werden (Zugriffsarchitektur)?
  6. Betrieb – Wie wird SharePoint in den bestehenden Betrieb eingebunden?
  7. Benutzerintegration – Wie binde ich die Benutzer ein und wie motiviere ich sie nachhaltig?

Unsere Best Practices sind in ein Dokument eingeflossen, dass für die meisten Szenarien bereits passende Ansätze und Formulierungen bietet.

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Kunden-Feedback aus einem unserer Governance Workshops: „Zunächst einmal vielen Dank für die zwei Tage. Für mich war das der beste und effektivste Workshop, den ich bislang erlebt habe. Zusätzlich hat das auch noch sehr viel Spaß gemacht J.“

Governance Framework

Für den nachhaltigen Betrieb von SharePoint sind unterschiedliche Bereiche beteiligt:

  • CompetenceCenter SharePoint
  • Helpdesk
  • Server Basisbetrieb
  • Desktop Betrieb
  • SharePoint Infrastruktur Betrieb
  • Mitarbeiterintegration und Schulungen
  • Lenkungskreis

Oftmals sind diese Bereiche nicht synchronisiert und können nirgendwo einen Gesamtstatus zu der SharePoint Plattform einsehen.

Daher haben wir eine SharePoint Website entworfen, die alle relevanten Informationen der Governance übersichtlich abbildet. Über ein Risiko-Ampelsystem wird sofort auf der Startseite angezeigt, wenn Probleme hinsichtlich der SharePoint Strategie auftreten, die zu einer Justierung der Regelwerke führen sollten.

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Unser Paket SharePoint Governance

Gerne unterstützen wir auch Sie! Folgende Leistungen sind in unserem Paket SharePoint Governance enthalten:

  • Governance Workshop 1-3 Tage (je nach Umfang und Teilnehmerkreis)
    Empfohlene Teilnehmer: Projektleitung, Informations-Architekt, IT-Betrieb
    Optional oder punktuell: Personal, Unternehmens-Kommunikation, Fachbereich für Prozesse, Betrieb ERP
  • Ausarbeitung des Governance-Konzeptes 1-2 Tage (je nach Umfang)
  • Nutzung des Governance-Frameworks 1 Tag
    Bereitstellung, Einführung, Überführung der Inhalte
  • Optional: Präsentation der Ergebnisse 1 Tag
    Erstellung einer Ergebnispräsentation und Unterstützung bei Präsentation

Kommen Sie auf uns zu: anfragen@hansevision.de!

Um den Projektmitgliedern einen kompakten Einstieg in die SharePoint Welt zu ermöglichen, empfehlen wir im Vorfeld unser Paket SharePoint Überblick und Mehrwerte.

1 Comments

  1. Pingback: SharePoint Governance kompakt und nachhaltig - SharePoint Blogs in German - Bamboo Nation

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