In größeren oder verteilten Unternehmen hat man häufig die Situation, dass die Mitarbeiter über mehrere Etagen und Gebäude verteilt sind. Bei der Suche nach einem Mitarbeiter ist eine Anzeige über einen Raumplan daher besonders für neue Kollegen oder den Empfang sehr interessant. Für diese Anforderung gibt es zahlreiche Facility Management Lösungen, die jedoch meist zu umfangreich und teuer sind. In einem aktuellen Kundenprojekt haben wir eine komfortable Lösung zur Mitarbeitersuche vollständig auf Basis der SharePoint 2010 Bordmittel umgesetzt! Eine zentrale Rolle spielt dabei eine neue Anwendungskomponente von SharePoint, die Visio Services.

So funktioniert es: Der Mitarbeiter kann einen anderen Mitarbeiter über eine einfache Oberfläche suchen und bekommt neben den normalen Informationen auch die Möglichkeit angeboten, sich den Sitzplatz des Mitarbeiters auf einem Gebäudeplan anzeigen zu lassen.

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Der entsprechende Raum wird graphisch hervorgehoben und im Zentrum des Fensters angezeigt. Darüber hinaus bietet die Lösung die Möglichkeit, Informationen zu anderen Räumen abzurufen, in dem man einfach mit der Maus über den entsprechenden Raum fährt. Hier werden Informationen wie der Name des sich dort befindenden Mitarbeiters sowie Telefonnummer und organisatorische Einheit in Form eines Tool-Tipps angezeigt.

Der Vorteil dieser Lösung ist zum einen, dass dem Mitarbeiter eine ansprechende Oberfläche zum Visualisieren dieser Informationen geboten wird und der Mitarbeiter sich auch in für Ihn unbekannten Umgebungen schnell zurechtfindet. Zum anderen wird der Pflegeaufwand, aufgrund des Aufbaus der Lösung, sehr klein gehalten. Bei vielen Lösungen ist ein Ändern der Raumpläne beim Einzug oder Umzug eines Mitarbeiters nötig. In unserer Implementierung nicht, da in der zugrundeliegenden Adressdatenbank der Raum des Mitarbeiters gepflegt wird. Sobald sich an dieser Stelle die Raumnummer ändert, wird die Position des Mitarbeiters sofort korrekt angezeigt!  Die Anbindung der Adressdatenbank ist sehr flexibel, so können auch andere Datenquelle einfach eingebunden werden.

Zusammenfassend kann man sagen, dass hiermit eine flexible, optische ansprechende und wartungsarme Lösung geschaffen wurde. Das Thema Mitarbeitersuche und Adressbuch wurde innovativ und voll in SharePoint integriert umgesetzt. Gleichzeitig ist der Pflegeaufwand minimal gehalten.

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