Einführung von SharePoint

Die Rolle von Trainings und Coaching bei der Einführung von SharePoint ist nicht zu unterschätzen. Auch wenn sich viele Arbeitsschritte mit SharePoint im Alltag vereinfachen, findet ein Paradigmenwechsel statt.

Über Jahre eintrainierte Arbeitsschritte verändern sich, werden einfacher und intuitiver. Doch geht der Wandel nicht von alleine.

Neben dem traditionellen Präsenztraining und den dazu gehörenden Schulungsunterlagen, gibt es weitere Methoden die den Einführungsprozess effektiv unterstützen.

Präsenztraining

In kleinen bis mittleren Gruppen sitzen die Teilnehmer in einem Übungsraum. Ob reine Präsentationen, über Mischformen mit Übungen oder reine Hands-on Trainings, das Training kann gezielt den Anforderungen angepasst werden.

Um die Effektivität dieser Trainings zu erhöhen sind immer Übungsteile zu empfehlen.

Die Übungsgruppen sollten möglichst homogen sein, in ihrer Erfahrung mit der neuen Technologie.

In ihrer Motivation sich Neues anzueignen, ist eine gut durchmischte Gruppe von Vorteil.

Die Dichte des Stoffs sollte dem Fortschritt der Gruppe angepasst werden. Einige Gruppen toben an einem Vormittag durch den Stoff eines ganzen Tages und andere bräuchten vielleicht zwei. Frustration durch Langeweile oder Überforderung überträgt sich auf das neue Produkt und sollte durch flexiblere Handhabung der Trainingspläne vermieden werden.

Am Ende des Trainings darf etwas zum Mitnehmen nicht fehlen, das Benutzerskript.

Benutzerskript

Oft stiefmütterlich vernachlässigt, dabei unverzichtbar für die Nachhaltigkeit von Trainings, das Benutzerskript. Nicht einfach nur der Ausdruck der Folien sollte es sein.

In ein Benutzerskript gehören die Themen aus dem Training. Schriftlich, leicht verständliche zusammengefasst, mit sprechenden Grafiken oder Screenshots.

Kleine Übungen um das Gelernte zu vertiefen, mit dem Verweis auf die Lösungen, dürfen nicht fehlen.

Trainingsumgebung

Zum Ausprobieren braucht es eine Trainingsumgebung. In einer Trainingsumgebung darf ungestraft, neu Gelerntes ausprobiert werden.

Die Scheu etwas kaputt zu machen oder etwas noch nicht richtig zu können, ist kleiner.

Die Trainingsumgebung sollte für die Zeit der Trainings und noch eine Zeitlang darüber hinaus, zur Verfügung stehen. Hier können auch ohne Aufsicht die Übungen aus dem Benutzerskript wiederholt werden.

Coaching

Für besondere Anwendungsfälle oder die spezielle Qualifikation von Einzelnen kommt das Coaching zum Einsatz.

Am Effektivsten setzt es bei den zukünftigen Multiplikatoren an. Dies sind die Neugierigen, die sich auf das neue System freuen, gerne neue Dinge ausprobieren und bereit sind ihr neu erlangtes Wissen mit den Kollegen zu teilen. Schon früh eingebunden und gezielt gecoacht bilden sie das Rückgrat einer erfolgreichen SharePoint Einführung.

Unterstützung der Einführung durch Onlinemedien

Gern mit E-Learning verwechselt, sind hier nur die Onlinemedien gemeint.

Webcast

In kleinen Portionen von ca. 5 Minuten werden alltägliche Vorgänge gezeigt und erklärt.

Am besten funktioniert ein Video pro Arbeitsschritt, wie beispielsweise „Das Hochladen eines Dokuments in eine Bibliothek„.

(Live) Webcast

Der Webcast als Online Training. Hier wird eine kleine Gruppe betreut. Der Trainer kann, mit Ton und Bild, am eigenen Arbeitsplatzrechner empfangen werden.

Auch hier ist Mitarbeit gefragt und geübt werden kann direkt auf der Trainingsumgebung.

Ein Webcast Training sollte maximal 4 Stunden dauern.

Die Stoffdichte in einem Webcast Trainings ist auch ein anderes als im Präsenztraining.

Die Anforderungen an die Konzentration der Teilnehmer und des Trainers ist eine höhere.

Webcast Training ist gut geeignet für einen ersten Einblick in die Arbeit mit SharePoint und für individuelle Vertiefungstrainings von kleinen Gruppen bis zu 7 Personen.

Onlinecoaching

Auch ein Coaching kann online durchgeführt werden. Individuelle Fragestellungen und Probleme werden im Einzelgespräch behandelt.

Mit Hilfe der Desktopfreigabe können Client oder Coach die Arbeit des Anderen beobachten und direkte Hilfestellung leisten. Mit Lync kann hierfür die Steuerung von Monitoren oder einzelnen Anwendungen an den Coach übergeben werden.

Ein gut ausgebildeter Multiplikator ist sehr gut geeignet als Online Coach.

Online Hilfe

Das wachsende Wissen zu SharePoint in einem Unternehmen zu dokumentieren, ist eine weitere wichtige Methode. Am besten eignet sich dafür eine SharePoint Wiki.

Schon gefüllt mit den grundsätzlichen Informationen beim Start der Einführung, wächst das Wiki mit dem Know-How der Benutzer. Wenn zuerst Unsicherheit herrscht, ob die Inhalte ohne redaktionelle Unterstützung korrekt sein werden, können die Multiplikatoren unterstützen.

Zum Schluss

Dies war eine Auswahl von Methoden die eine Einführung von SharePoint unterstützen können.

Doch jedes Projekt verdient ein eigens gestaltetes Konzept für die Einführung mit der Kombination der passenden Methoden.

 

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