Die Geschäftsdaten innerhalb eines Unternehmens sind heute auf mehrere IT-Systeme verteilt. Daher fällt es oft schwer einen vereinfachten Blick auf die systemübergreifenden Daten zu erhalten. Die Kunst besteht also darin, möglichst effizient Wege zu finden, wie man diese Informationen untereinander austauschen kann.

Der Business Connectivity Service (BCS) in SharePoint 2010, bietet Ihnen von Haus aus vielfältige Möglichkeiten sich mit den Systemen zu SharePoint auszutauschen. Meines Erachtens führt dieser Service jedoch immer noch ein zu starkes Schattendasein.

Anders als unter dem Vorgänger MOSS 2007 kann der BCS nicht nur Informationen aus anderen Systemen auslesen, sondern diese auch direkt aus SharePoint zurückschreiben. Einem unserer Kunden brachte dies vor kurzem wieder ein enormes Einsparungspotential.

Der Kunde nutzt Navision und benötigt Konnektoren für Outlook, die Informationen aus den MS Navision Datenbanken direkt in Outlook verfügbar machen. In der Regel handelt es sich dabei um einfache Mandantenverwaltungsinformationen, wie z.B. Kontaktdaten.

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Im Zuge der Einführung von SharePoint 2010 wurde dann überlegt, ob man diese Konnektoren noch benötigt und wagte einen Blick auf den BCS. Hier wurde sehr schnell klar, das zur reinen Verwaltung der Mandanten eine SharePoint-Liste sich viel besser eignet als ein Umständliches hin und her schalten der Mandanten in Outlook.

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Es wurde eine Verbindung zur Datenbank eingerichtet und definiert welche Informationen im SharePoint benötigt werden. Das Ganze ließ sich mit wenig Aufwand mit dem SharePoint Designer einrichten und das Ergebnis wurde als externe Liste in den SharePoint eingebunden.

Vorteil dieser Lösung sind der direkte Zugriff auf Echtzeitdaten und das Einsparen der Konnektor-Lizenzkosten.

Je nach vorliegendem Szenario kann hier der SharePoint Server verwendet werden, der als zusätzliche Komponente den “Secure Store” bereitstellt. Diese Komponenten sorgt dafür das Benutzerrechte an die externen Systeme weitergereicht werden.

Auf Basis der Microsoft SharePoint Foundation 2010 lassen sich ähnliche, aber abgespeckte Lösungen mit Hilfe einer Reihe guter Drittanbieter-Lösungen lösen.

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