Das Beschaffungsmanagement in SAP kann mitunter sehr komplex sein und für den Mitarbeiter, der sich nur sehr selten im SAP aufhält, ist es immer wieder eine Eingewöhnung und mit viel Ausprobieren verbunden, um zur gewünschten Bestellung zu gelangen. Auch ist die Abbildung von Freigabeprozessen und Auswertungen zwar in SAP auch möglich, kurzfristige Anpassungen oder individuelle Gestaltung haben hier jedoch ihr Grenzen.

Aus diesem Grund haben wir bei einem unserer Kunden den kompletten Bestellanforderungsprozess von SAP nach SharePoint verlagert. Mithilfe eines Bestellformulars werden die notwendigen Daten vom Benutzer eingegeben. Hierbei werden zentrale Daten wie Lieferanten-Daten oder Einheiten aus dem SAP ausgelesen und stehen im Formular zur Verfügung.

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Nach der Erstellung dieser Bestellanforderung sorgt ein Workflow für die Freigabe. Hierbei werden neben der Aufbauorganisation und unterschiedlichen Schwestergesellschaften auch verschiedene Freigabestufen nach Bestellwert berücksichtigt. Der Verlauf des Workflows kann zu jeder Zeit von den Beteiligten eingesehen werden, so dass der Antragsteller zu jedem Zeitpunkt weiß, wo seine Freigabe derzeit steht.

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Am Ende des Genehmigungsworkflow werden die Anträge nach SAP überführt, wo die weitere kaufmännische Abwicklung durchgeführt wird. Die Abteilungen, die von diesem Moment an die Bestellung bearbeiten, bewegen sich täglich in SAP und haben somit ausreichende Erfahrungen und entsprechende Schulungen erhalten.

Darüber hinaus ergibt sich durch die Datenhaltung der Anfragen in SharePoint die Möglichkeit, Auswertungen bzgl. Warengruppen, Abteilungen oder auch Einkäufern ansprechend und flexibel in SharePoint allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Sollten neue Berichte oder Grafiken benötigt werden, können diese z.B. über Reporting Services umgesetzt werden, ohne eine Anpassung in SAP vornehmen zu müssen.

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Das Projekt hat beim Kunden zum einen zu einer wesentlich schnelleren Bearbeitung und Freigabe der Anforderungen geführt und zum anderen viel Transparenz bzgl. der Bestellungen erzeugt. Kennzahlen waren jetzt nicht nur einigen wenigen Mitarbeitern zugänglich, sondern konnten unternehmensweit und auch dem Management einfach bereitgestellt werden.

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