Easy QM – Smart QM: Darum solltet Ihr über eine SharePoint basierte Lösung nachdenken - Teil I

Das ist ein Auftakt für eine Blogserie zum Thema QM und SharePoint.
Als Auditorin ist man bekanntlich mit dem „KVP“ (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) ständig konfrontiert. Was tun, um ein Qualitätsmanagementsystem einfacher und effizienter einzuführen?

Nach einer anstrengenden Erstzertifizierung habe ich am eigenen Leib erfahren dürfen, welche Aufwände als QMB, als Prozessverantwortliche oder als Mitarbeiter einfallen, wie sich die Kommunikationskultur innerhalb des Unternehmens verändert und vor allem welche Vorteile eine zentrale QM-Plattform zum Beispiel auf Basis von SharePoint hat.

In diesem und den folgenden Teilen der Blog-Serie möchte ich euch die Mehrwerte von QM im Allgemeinen, die Vorteile einer Zertifizierung aber auch die Chancen und Möglichkeiten einer Umsetzung eines QM-Systems auf Basis von SharePoint aufzeigen.

Diese Blogserie unterteilt sich in den folgenden Kapiteln:

• Kapitel 1: ISO 9001 Zertifizierung: Nur viel Arbeit oder Mehrwert für alle?
• Kapitel 2: Warum SharePoint?
• Kapitel 3: SmartQM – ein Lösungsansatz
• Kapitel 4: Praxisbeispiel

Kapitel 1: ISO 9001 Zertifizierung: Nur viel Arbeit oder Mehrwert für alle?

Qualitätsmanagement wird heutzutage im Geschäftsleben immer wichtiger. Obwohl es mehrfach bewiesen ist, dass nach der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems die Effizienz, die Produktivität und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens deutlich gesteigert wurden, vertreten viele Kollegen immer noch die Meinung, dass eine ISO 9001 Zertifizierung nicht zwingend notwendig sei und nichts anderes bedeutet als jede Menge Arbeit, um an Ende ein Stückchen Papier zu haben.

Die Sicherung des wirtschaftlichen Erfolgs steht zwar für jedes Unternehmens an der ersten Stelle. Da die Globalisierung viele Unternehmen zwingt, ihre Geschäftsstrategie zu reorganisieren, müssen sie sich aufgrund der stetigen Innovation im Technologiebereich schnell anpassen, um flexibel auf die veränderten Marktgegebenheiten reagieren zu können.

Deshalb rückt die Prozessgestaltung immer mehr in den Vordergrund. Es geht im Grunde genommen darum, Standardvorgehensweisen festzulegen und nach und nach nicht erreichte Unternehmenszielsetzungen, nicht erfüllte Kundenanforderungen, fehlende Kapazitäten und sogar unvollständige Ergebnisse zu erkennen und sich anschließend zu verbessern.

Mit der erworbenen Kompetenz fühlen sich nicht nur Prozesseigentümer für die kontinuierliche Verbesserung verantwortlich, sondern auch Mitarbeiter aller Funktionsbereiche, die verstanden haben, warum eine QM Zertifizierung in Erwägung gezogen wurde und welchen Mehrwert diese mit sich bringt.

Außerdem was tun, wenn ein ISO 9001 Zertifikat, als Bedingung für eine mögliche Zusammenarbeit von Kunden angefordert wird? Anstreben ohne selbst davon überzeugt zu sein?

Ist es überhaupt sinnvoll ein funktionierendes Dokumentenmanagement zu haben, wenn Millionen Umsätze bereits generiert werden?

Welche Motivationsfaktoren spielen dennoch eine wesentliche Rolle?

Welchen tatsächlichen Mehrwert hat einer solchen Zertifizierung und wie viel Aufwand müsste man einkalkulieren?

Wer bereits angefangen hat, sich mit dem Thema zu beschäftigen, weiß, dass eine ISO Zertifizierung ganz genau durchdacht werden sollte. Viele Fragen bezüglich der Art der Zertifizierung (Einzel- oder Matrixzertifizierung), Projektplanung, Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen bis zur Umsetzung aller notwendigen Maßnahmen, müssen im Vorfeld geklärt werden, damit das QM-Bewusstsein im Unternehmen im Rahmen der gelebten Prozessen, geprägt bzw. aufrechterhalten wird.

Eine Zertifizierung geschieht aber nicht über Nacht und auch ein technisches System kann hier zwar unterstützen aber keine Wunder vollbringen. Zu Beginn ist es ein Projekt, welches dann in einen kontinuierlichen Prozess transformiert werden muss.

Ihr seht an dieser Aufstellung das so eine Zertifizierung durchaus 4-12 Monate dauern kann, abhängig von der Größe des Unternehmens, der Anzahl der Prozesse und der Strukturen innerhalb des Unternehmens, dagegen nimmt die Implementierung eines QM Systems (z.B. SmartQM) einen sehr geringen Zeitraum ein.

Also warum sich in ISO 9001 zertifizieren?

Weil es für jede Branche, eine effiziente Art ist, die eigene Produktivität zu optimieren. Einfach definierte Prozesse unterstützen die Mitarbeiter bei der Durchführung ihrer täglichen Aufgaben. Mithilfe der klaren Rollenverteilung und Qualitätsanforderungen, wird zusätzlich ein besseres Verständnis der Geschäftsvision und -ziele erreicht.

Die erste Motivation sollte darin liegen, die eigenen Arbeitsabläufe auf eine strukturierte Art und Weise für den internen Zweck zu dokumentieren und diese später, falls erforderlich, zu optimieren.

Nur wer weiß welche wesentliche Rolle man im Lebenszyklus der zu pflegenden Prozesse zu spielen hat, kann im nächsten Schritt darüber nachdenken, diese zu verbessern und z.B. zu digitalisieren und zu automatisieren.

Die zweite Motivation sollte sein, das erworbene Zertifikat als Marketinginstrument zu verwenden, um das Firmenimage zu verbessern und die Wettbewerbsfähigkeit der Firma zu stärken.

Die Einführung eines QM-Systems in jedem Unternehmen würde ich deshalb sehr befürworten, weil es

• die Mitarbeiterkommunikation und Motivation fördert
• das Onboarding neuer Mitarbeiter erleichtert
• wirtschaftlich und nachhaltig ist
• bei der Risikominimierung hilft
• die Erhöhung der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit unterstützt