Web Analytics Berichte in SharePoint 2010
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Vor kurzem fragte mich ein Kunde, wie er rausfinden könne, ob sein SharePoint Unternehmenswiki denn eigentlich auch von seinen Mitarbeitern und Kollegen genutzt wird. Ein Unternehmenswiki hat erfahrungsgemäß eher einen größeren reinen Leser- als Autorenkreis, so dass man die Nutzung schwer an z.B. den geschriebenen Seiten festmachen kann. Der Kunde wünschte sich gerne eine Übersicht auf der er z.B. die Seitenzugriffe auf sein Wiki erkennen könne und auch die gefragtesten Seiten würde er gerne identifizieren.

Da der Kunde SharePoint 2010 im Einsatz hat, konnte ich ihm die Web Analytics Berichte vorstellen. Diese Berichte liefern eine umfassende Auswertung zur Verwendung von SharePoint entweder auf Website- oder auf Websitesammlungsebene. Diese Berichte möchte ich im Überblick in diesem Blog Artikel vorstellen.

Um auf die Berichte zugreifen zu können, müssen Sie zunächst das Websitesammlungsfeature „Erweiterte Web Analytics“ aktivieren.

 

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Anschließend finden Sie in den Websiteeinstellungen Ihrer Website unterhalb des Bereiches für Websiteaktionen folgende zwei neue Einträge:

· Web Analytics-Berichte der Website

· Web Analytics-Berichte der Websitesammlung

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Diese Berichte können Sie auch über die Zentraladministration aufrufen. Zu finden sind sie in den Überwachungseinstellungen.

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Nachdem Sie das Feature aktiviert haben, werden Ihnen noch nicht gleich Daten angezeigt, da diese ja erst gesammelt werden müssen. Sie sehen stattdessen folgende Meldung:

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Folgende Berichte stehen Ihnen in drei unterschiedlichen Kategorien zur Verfügung:

Kategorie

Bericht

Website

Websitesammlung

Datenverkehr

     

Anzahl der Seitenansichten

X

X

Anzahl der eindeutigen Besucher täglich

X

X

Anzahl der Verweise

X

X

Häufigste Seiten

X

X

Häufigste Besucher

X

X

Häufigste Verweise

X

X

Häufigste Ziele

X

X

Häufigste Browser

X

X

Inventar

 

Anzahl der Websites

X

X

Häufigste Website-Produktversionen

X

X

Häufigste Websitesprachen

X

X

Speicherplatzverwendung

 

X

Suche

   

Anzahl der Suchvorgänge

 

X

Häufigste Suchvorgänge

 

X

Suchvorgänge mit Fehlern

 

X

Verwendung der besten Suchergebnisse

 

X

Vorschläge für beste Suchergebnisse

 

X

Aktionsverlauf für Vorschläge für beste Suchergebnisse

 

X

Stichwörter der Suche

 

X

Die Zusammenfassung der Berichte liefert eine gute Übersicht über die Verwendung Ihrer SharePoint Site. So sehen Sie auf einen Blick z.B. wie häufig die Seite aufgerufen wird, wie viele eindeutige Besucher Ihre Seite hatte, wie viele Suchvorgänge es gegeben hat oder auch wie viel Speicherplatz Ihre Seite in Anspruch nimmt. (Auf die Zusammenfassung gelangen Sie, wenn Sie die Berichte über die Websiteeinstellungen aufrufen).

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Wenn Sie die Berichte aus der Zentraladministration aufrufen, erhalten Sie eine Zusammenfassung über die Gesamtanzahl der Seitenansichten, Gesamtanzahl der täglichen eindeutigen Besucher und die Gesamtzahl der Suchvorgänge pro Webanwendung. Ein Klick auf die Webanwendung bringt Sie dann zu den Berichten, die Sie aus den Websiteeinstellungen für die Website oder Websitesammlung her kennen.

 

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Der untere Bericht beispielsweise listet Ihnen die am häufigsten aufgerufenen Seiten auf und stellt dies grafisch dar.

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Neben den „Säulen-Berichten“ gibt es auch die Berichte, die die Verwendung in einer Zeitreihe darstellt. Hier z.B. die Anzahl der eindeutigen Besucher täglich:

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Über das Menüband (Ribbon) können Sie die Berichte filtern. So können Sie z.B. den Datumsbereich über den sich der Bericht erstreckt ändern.

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Zusätzlich können Sie Berichte auch über „Bericht anpassen“ in Excel bearbeiten oder sich die Daten in Excel exportieren lassen. Über Benachrichtigungen und Berichte planen können Sie Workflows erstellen, die Sie automatisch per Mail informieren, sollte es wesentliche Metrikänderungen geben oder den Versand der Berichte per Mail planen.

Dazu gibt es zwei Workflowvorlagen:

· Web Analytics-Benachrichtigung planen

· Web Analytics-Berichte planen

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Der nachfolgende Workflow z.B. informiert den Empfänger, wenn es weniger als 5 eindeutige Besucher im Vergleich zur vorhergehenden Woche für die Websitesammlung gibt.

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Mit den Web Analytics Berichten in SharePoint 2010 wurde ebenfalls eine neue Berechtigungsstufe eingeführt:

· Web Analytics-Daten anzeigen – Berichte über Websiteverwendung anzeigen

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Sie müssen über diese Berechtigungsstufe verfügen, damit Sie sich die Berichte anzeigen lassen können.

Abschließend kann ich sagen, dass Sie mit den Web Analytics Berichten wirklich eine tolle Möglichkeit haben, um ein Verständnis zu bekommen, wie Ihre SharePoint Site von den Nutzern verwendet wird und welche Informationen am häufigsten erfragt werden.

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