Tipps und Tricks – Dokumente in Dokumentenbibliotheken verschieben
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„Kann ich Dokumente eigentlich auch verschieben?“

Dies ist eine Frage, die mir sehr oft gestellt wird, sei es in SharePoint Basis Schulungen oder auch im Verlauf von Kundenprojekten. Häufiger Workaround der genutzt wird, ist das Runterladen des Dokuments auf die lokale Festplatte, das Löschen in der Ursprungsdokumentenbibliothek und das anschließende Hochladen des Dokumentes von der Festplatte in die neue Dokumentenbibliothek.

Das muss natürlich nicht sein. In diesem Artikel möchte ich Ihnen gerne zeigen, wie Sie Dokumente ganz einfach mit dem Windows Explorer zwischen Dokumentenbibliotheken verschieben können. Ein Grund warum diese Möglichkeit sehr wenig genutzt wird, ist wahrscheinlich das sehr kleine Symbol in der Menüleiste einer Dokumentenbibliothek, das gerne übersehen wird (selbst wenn man gezielt danach sucht…).clip_image001

Um nun ein Dokument oder auch gleich mehrere Dokumente auf einmal zu verschieben, wechseln Sie in Ihre Dokumentenbibliothek (hier: Hanse) und gehen dort auf die Registerkarte „Bibliothek“. Dort finden Sie das Symbol (und je nach Vergrößerungsstufe Ihres Internet Browsers auch den Text „Mit Explorer öffnen“).

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Bestätigen Sie mit „Zulassen“ eventuell auftretende Sicherheitsabfragen des Internet Explorers. Die Dokumentenbibliothek öffnet sich nun in einem Windows Explorer-Fenster (unter Umständen kann dies einen Augenblick dauern).

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Lassen Sie dieses Fenster geöffnet und wechseln Sie wieder in Ihren Internet Browser auf Ihre SharePoint Dokumentenbibliothek. Navigieren Sie nun zu der Dokumentenbibliothek in die Sie das Dokument verschieben wollen (hier: Vision) und öffnen Sie auch diese Dokumentenbibliothek mit dem Windows Explorer (über die Schaltfläche in der Menüleiste).

Es öffnet sich ein zweites Windows Explorer Fenster. Ziehen sich Sie am besten die Fenster so auf ihren Bildschirm zu Recht, das Sie beide Fenster optimal sehen können. (Tipp: Unter Windows 7 geht das ganz leicht mit der Tastenkombination: Windows-Taste + Pfeiltaste links oder rechts).

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Markieren Sie nun die Dokumente, die Sie verschieben wollen und ziehen Sie diese mittels Drag & Drop in das zweite Fenster. Die Dokumente werden nun verschoben.

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Je nach Einstellung Ihrer Dokumentenbibliothek kann es sein, das die Dokumente zunächst ausgecheckt sind. Sie müssen die Dokumente dann natürlich noch einchecken.

7 Gedanken zu “Tipps und Tricks – Dokumente in Dokumentenbibliotheken verschieben
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  2. Gibt es bei diesem Verschieben auch die Möglichkeit, dass der Autor mit übernommen wird? Bei mir wird immer derjenige als Autor eingesetzt, der die Verschiebung macht. Ausserdem geht durch das Verschieben die Versionshistorie verloren, wenn das Dokument in der Zielbibliothek schon vorhanden ist. Kann man das irgendwie ändern?

  3. Hallo Herr Nagel,
    wenn Sie die Dokumente über den Windows Explorer verschieben, dann geht die Informationen über den letzten Autor leider verloren. Die Versionshistorie jedoch, sollte erhalten bleiben. Ich habe es gerade noch mal getestet. Sie haben zudem die Möglichkeit, Dokumente über die Funktion “Inhalt- und Struktur verwalten” zu verschieben, dann bleiben die Meta-Informationen erhalten. Diese Funktion steht Ihnen jedoch leider nur bereit, wenn Sie das Feature “SharePoint Server-Veröffentlichung” aktiviert haben (was allerdings bei TeamSites normalerweise nicht der Fall ist).

  4. Hallo, wir haben nun das Problem, dass 620 Dokumente verschoben wurden. Müssen diese jetzt alle einzeln eingecheckt werden oder gibt es hier einen “Trick”? Vielen Dank für Ihre Antwort.

  5. Hallo Frau Hofmann,
    Sie haben entweder die Möglichkeit, mehrere Dokumente auf einmal zu markieren (dazu könnten Sie sich z.B. eine Ansicht entwerfen, die Ihnen alle ausgecheckten Dokumente anzeigt). Markieren Sie alle Dokumente und klicken Sie in der Menü-Leiste auf Einchecken. Sollten die Dokumente noch keine eingecheckte Version besitzen, können Sie diese über die Bibliothekseinstellungen –> “Dateien verwalten, die keine eingecheckte Version besitzen” verwalten. Ich hoffe, ich konnte Ihnen weiterhelfen.
    Viele Grüße,
    Claudia Broszio

  6. Hallo Frau Broszio,
    wir müssen Dokumente mit erhalt der Versionen und Metadaten aus einer Dokumentbibliothek in eine andere verschieben. Auf der selben Website funktioniert das auch wie beschrieben wunderbar. Die Zielbibliothek liegt jedoch in einer anderen Website und beim Versuch die Dokumente über den Explorer zu verschieben, kommt jedesmal die Fehlermeldung, dass die Quelldatei nicht gelesen werden kann.
    Haben Sie einen Tipp, wie es vielleicht doch funktionieren könnte?

    Beste Grüße
    Daniel Söllner

  7. Hallo Herr Söllner,
    verfügt die Ziel-Bibliothek über die gleichen Spalten, wie die Quelle? Haben Sie mal versucht zunächst eine Datei zu kopieren anstatt zu verschieben? Liegt die Bibliothek nur in einer anderen Website der gleichen Websitesammlung? Oder in einer anderen Websitesammlung oder eventuell sogar in einer anderen Webanwendung? Sind das eher “untypische” Dateien oder sehr große Dateien? Eventuell unterliegt die Zielbibliothek ja einer Beschränkung der maximalen Upload-Limits?

    Viele Grüße,
    Claudia Broszio

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