SharePoint 2013 – Zentrale Verwaltung persönlicher Aufgaben mit Hilfe der My Site
avatar

In meinem letzten Blog Artikel SharePoint 2013 – Aufgaben App (Aufgabenliste) habe ich die Aufgaben App in SharePoint 2013 vorgestellt, welche auf einfache Art und Weise eine zentrale sowie übersichtliche Aufgabenverwaltung in SharePoint ermöglicht. Über die Zeit hinweg wird es in einer SharePoint Umgebung zahlreiche Aufgaben Apps geben und die Herausforderung eine Lösung zu schaffen, die einen zentralen Bereich bereitstellt, in dem alle persönlichen Aufgaben konsolidiert dargestellt und verwaltet werden können.

In SharePoint 2010 gibt es dafür im Standard keine Lösung, in SharePoint 2013 gibt es sie!

Die Hauptbestandteile dieser Lösung sind die My Site und die Dienstanwendung „Arbeitsverwaltungsdienst-Anwendung“ (Work Management Service Application). Die My Site stellt dabei einen Bereich „Aufgaben“ bereit und die Dienstanwendung sorgt dafür, dass dort alle persönlichen Aufgaben aus den einzelnen Aufgaben Apps aggregiert werden. Der Zugriff auf diesen Aufgabenbereich erfolgt ganz einfach über die linke Navigation der My Site

image

Sobald der Bereich aufgerufen wurde, findet eine Aktualisierung der Aufgaben statt und es stehen insgesamt vier verschiedene Ansichten zur Darstellung dieser Aufgaben zur Verfügung.

Die Ansicht „Wichtig und bevorstehend“ zeigt automatisch alle Aufgaben in einer Zeitachse an, wobei die Aufgaben je nach Aufgaben App automatisch in unterschiedlichen Farben dargestellt werden.

Unter der Zeitachse befinden sich zwei weitere Bereiche. Im Bereich „Bevorstehend“ werden alle bevorstehenden Aufgaben angezeigt, der Bereich „Wichtig“ listet alle Aufgaben auf, die über einen Klick auf das Ausrufzeichen vor der jeweiligen Aufgabe, als wichtig markiert wurden. Aufgaben die als wichtig markiert wurden, erscheinen dabei nicht mehr in der Ansicht „Bevorstehend“.

image

In der Ansicht „Aktiv” werden alle persönlichen Aufgaben aus den einzelnen Aufgaben Apps gruppiert angezeigt. Die Gruppierung kann dabei nachträglich über den Reiter „Aufgaben“ und den Punkt „Nach Projekt gruppieren” im Menüband deaktiviert werden.

image

Neben den Gruppen für die jeweiligen Aufgaben Apps gibt es auch eine Gruppe für private Aufgaben. Diese Aufgaben sind nur für einen selbst sichtbar, was durch ein Schlosssymbol gekennzeichnet wird.

image

Über den Punkt „Neuer Vorgang“ können ganz einfach neue Aufgaben in den gewünschten Aufgaben Apps erstellt werden, diese sind allerdings vorerst immer nur für einen selbst sichtbar, was wieder durch das Schlosssymbol gekennzeichnet wird. Wird im Bearbeitungsmodus der entsprechenden Aufgabe der Haken bei „Diesen Vorgang für Projektmitglieder öffentlich machen“ gesetzt, so erscheint die Aufgabe in der ausgewählten Aufgaben App in der entsprechenden Website, inklusive der dort gesetzten Berechtigungen. Eine Zuweisung zu einer anderen Aufgaben App ist danach nicht mehr möglich.

Enthalten die jeweiligen Aufgaben Apps benutzerdefinierte Spalten, so werden auch diese Spalten dargestellt und können entsprechend bearbeitet werden, sobald die Zuordnung zur App stattgefunden hat.

image

In der Ansicht „Abgeschlossen“ werden wie erwartet alle abgeschlossen Aufgaben dargestellt. Die Ansicht „Zuletzt hinzugefügt” listet standardmäßig alle Aufgaben auf, die innerhalb des letzten Tages neu erstellt wurden. Egal in welcher Ansicht man sich befindet, es besteht immer die Möglichkeit einen Filter auf die Ansicht anzuwenden, so dass nur Aufgaben einer bestimmten Aufgaben App angezeigt werden.

image

Außerdem lassen sich über den Reiter „Aufgaben“ und den Punkt „Einstellungen“ im Menüband noch gewisse Grundeinstellungen für die Ansichten und die Zeitachse konfigurieren. Dabei kann u.a. die Farbe der einzelnen Aufgaben Apps für die Darstellung in der Zeitachse bestimmt werden oder aber auch, in welchen Zeitraum das Fälligkeitsdatum von Aufgaben fallen muss, damit diese im Bereich „Bevorstehend” der Ansicht „Wichtig und bevorstehend“ erscheinen.

image

image

Sofern einem noch keine Aufgaben zugewiesen wurden oder aber die Dienstanwendung noch nicht erfolgreich bereitgestellt wurde, blickt man auf einen leeren Bereich, in dem die vorgestellten Ansichten zur Verfügung stehen und in dem neue Aufgaben hinzugefügt werden können.

image

Der Aktualisierungsstatus des Aufgabenbereiches ist ein guter Indikator um festzustellen, ob tatsächlich keine Aufgaben vorliegen oder aber die Dienstanwendung noch nicht bereitgestellt bzw. nict erfolgreich bereitgestellt wurde.

image

image

Neben der Aggregation von Aufgaben aus SharePoint Aufgaben Apps, können standardmäßig auch Aufgaben aus Exchange oder Project Server in dem Aufgabenbereich dargestellt und verwaltet werden.

Die Bereitstellung der Dienstanwendung kann entweder über die Zentraladministration oder aber natürlich per Power Shell erfolgen. Ausführliche Informationen zur Bereitstellung und auch zur Behebung von auftretenden Problemen sind unter den folgenden Links zu finden:
http://technet.microsoft.com/en-us/library/fp161255.aspx
http://social.technet.microsoft.com/wiki/contents/articles/12525.sharepoint-2013-work-management-service-application.aspx
http://blogs.myfirstsharepoint.de/technikblog/sharepoint-2013-mysite-newsfeed-kann-nicht-auf-den-distributed-cache-zugreifen-und-die-aufgaben-knnen-nicht-aggregiert-werden

Wer sich für die genaue Funktionsweise der Dienstanwendung interessiert, dem empfehle ich folgendes Video: Walkthrough SharePoint 2013 features in the work management service application

Abschließend noch ein weiteres praktisches Feature, welches mir in diesem Zusammenhang bei der Nutzung des neuen Newsfeed aufgefallen ist. Öffnet man das Kontextmenü eines Eintrags im Newsfeed, besteht dort die Möglichkeit über den Punkt „Nachverfolgung” diesen entsprechenden Eintrag als Aufgabe zu seinen privaten Aufgaben hinzuzufügen. Außerdem wird diese Aufgabe auch direkt als wichtige Aufgabe gekennzeichnet. Es ist allerdings leider nicht möglich, diese Aufgabe zu bearbeiten, um z.B. ein Fälligkeitsdatum einzutragen, bei der Bearbeitung gelangt man lediglich zum Newsfeed Eintrag selbst.

image

7 Gedanken zu “SharePoint 2013 – Zentrale Verwaltung persönlicher Aufgaben mit Hilfe der My Site
avatar

  1. Pingback: SharePoint 2013 – Zentrale Verwaltung persönlicher Aufgaben mit Hilfe der My Site - SharePoint Blogs in German - Bamboo Nation

  2. Hallo Jan
    Danke für den Artikel betreffend MySite-Aufgaben.
    Bei den persönlichen Aufgaben können aber keine zusätzlichen Spalten eingefügt werden sehe ich das richtig?

    Danke für Dein Feedback.
    Beste Grüsse
    Nicole

    • Hallo Nicole,

      vielen Dank für dein Feedback! Zusätzliche Spalten können nach meinem Kenntnisstand nicht hinzugefügt werden. Um trotzdem eine Aufgabenliste inklusive benutzerdefinierter Spalten zu erhalten, könnte man einfach eine Aufgabenliste direkt in seiner My Site erstellen und dort die gewünschten Spalten hinzufügen. Diese Aufgabeliste erscheint dann automatisch in der linken Navigation im Newsfeed, wobei natürlich auch diese Aufgaben im Bereich Aufgaben angezeigt werden.

      Viele Grüße,
      Jan

  3. Hallo Jan,

    weißt du warum Aufgaben aus einer von SharePoint angelegten Aufgabenliste (die z.B. vom einem Workflow) nicht mit in der Liste auftauchen ?
    Ich stehe auch in der Aufgabe als Zugewiesene Person … und in aus allen anderen Aufgabenlisten funktioniert es wunderbar.

    Hast du mir vielleicht einen Tipp was ich berücksichtigen muss ?

    VG
    Patrick

    • Hallo Patrick,

      entschuldige die späte Rückmeldung! Ich habe zu dem Thema folgendes, wirklich empfehlenswertes, Whitepaper gefunden: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=38799

      In dem Whitepaper befindet sich folgende Aussage zu den supporteten Aufgabentypen: WMA aggregates tasks from SharePoint lists created in SharePoint Server (internally called TasksWithTimelineAndHierarchy-171)
      plus upgraded SharePoint lists from earlier versions of SharePoint (internally called Task-107 or GanttTasks-150). Additionally, WMA aggregates all task items (whether or not in a SharePoint list) created in a
      library that supports the task content type.

      Dein Problem konnte ich tatsächlich genau so nachstellen. Die Aufgaben aus meiner Aufgabenliste (angelegt von SharePoint im Kontext eines Worklfows) werden ebenfalls nicht aggregiert. Ich habe mir daraufhin
      die Inhaltstypen angesehen und musste feststellen, dass die Aufgaben nicht basierend auf dem Task Inhaltstyp erstellt wurden. Zusammen mit der Aussage im Whitepaper würde das erklären, weshalb
      die Aufgaben nicht aggregiert werden.

      Ich hätte ehrlich gesagt ebenfalls erwartet, dass auch eine Aggregation dieser Aufgaben stattfindet. Sobald ich die Zeit finde, werde ich mir dieses Thema dementsprechend
      noch einmal genauer ansehen und die gewonnen Erkenntnisse natürlich in unserem Blog teilen 😉

      Viele Grüße,
      Jan

    • Hallo Marita,

      leider gibt es keine Möglichkeit, die von einem selbst erstellten Aufgaben ebenfalls in dem Aufgabenbereich anzeigen zu lassen. Wäre aber auf jeden Fall eine sinnvolle Ergänzung 😉

      Viele Grüße,
      Jan

Schreibe einen Kommentar