Office 365/SharePoint Online – Aufgaben mit Outlook synchronisieren
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Im letzten Jahr hatte ich in dem Blog Artikel SharePoint 2013 – Zentrale Verwaltung persönlicher Aufgaben mit Hilfe der My Site die Dienstanwendung Arbeitsverwaltungsdienst-Anwendung (Work Management Service Application) vorgestellt, welche dafür sorgt, dass alle einem Benutzer zugewiesenen Aufgaben konsolidiert in dem Bereich Aufgaben im Newsfeed/in der My Site des jeweiligen Benutzers dargestellt werden.

In diesem Artikel erwähnte ich ebenfalls, dass mit Hilfe dieser Dienstanwendung auch Outlook (Exchange) Aufgaben aggregiert werden können, wobei dafür in einer On-Premise-Umgebung noch weitere Konfigurationsschritte notwendig sind (http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj554516%28v=office.15%29.aspx).

In diesem Artikel möchte ich kurz beschreiben wie in Office 365/SharePoint Online dafür gesorgt werden kann, dass neben SharePoint Aufgaben auch Outlook (Exchange) Aufgaben in dem Aufgaben Bereich aggregiert werden. Um dies zu realisieren ist keine weitere Konfiguration notwendig, jeder Benutzer kann diese Synchronisierung jederzeit einrichten, allerdings ist dies vielen nicht bekannt, was auch der Anlass für diesen Blog Artikel ist.

Im ersten Schritt muss eine beliebige Aufgabenliste aufgerufen werden, dort befindet sich dann in dem Reiter Liste der Button Mit Outlook synchronisieren.

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Nach dem Klick auf diesen Button erscheint folgender Dialog, welcher mit OK bestätigt werden muss.

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Ab dem Zeitpunkt der Bestätigung findet eine Synchronisation aller SharePoint Aufgabenlisten mit Outlook statt. Bekommt ein Benutzer also eine neue Aufgabe in einer beliebigen SharePoint Aufgabenliste zugewiesen, so erscheint diese Aufgabe automatisch im Bereich Aufgaben in Outlook.

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Außerdem werden Aufgaben, die direkt in Outlook erstellt wurden automatisch im Bereich Aufgaben im Newsfeed/in der My Site des jeweiligen Benutzers dargestellt.

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Letztendlich gibt es nach der Aktivierung der Synchronisation mit Outlook also zwei Orte, an denen alle einem zugewiesenen Aufgaben konsolidiert dargestellt werden, den Bereich Aufgaben in Outlook und den Bereich Aufgaben im Newsfeed/in der My Site. In beiden Orten ist natürlich auch eine Bearbeitung der Aufgaben möglich.

Eine Aktivierung der Synchronisation für alle Benutzer ist nicht möglich, die Entscheidung darüber liegt ganz allein beim Benutzer.

7 Gedanken zu “Office 365/SharePoint Online – Aufgaben mit Outlook synchronisieren
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  1. Pingback: Office 365/SharePoint Online – Aufgaben mit Outlook synchronisieren - SharePoint Blogs in German - Bamboo Nation

  2. Bei mir bekomme ich folgende Fehlermeldung (Office365 E2)

    Wir konnten Ihre Vorgänge nicht synchronisieren. Der Grund hierfür könnte sein, dass sich Ihr Postfach auf einem Exchange-Server befindet, auf dem das Synchronisieren von Vorgängen nicht unterstützt wird. Wenden Sie sich wegen weiterer Hilfe bitte an Ihren Administrator.

    Liegt das an meiner O365 Version ?

    • Hallo Michael,
      also an deinem Office 365 Plan dürfte es nach meinem aktuellen Kenntnisstand nicht liegen. Im E2 Plan sind ja der SharePoint Online Plan 1 und der Exchange Online Plan 1 enthalten. Der Work Management Service wird im SharePoint Online Plan 1 unterstützt und auch bei einem Vergleich der beiden Exchange Online Pläne konnte ich keinen Hinweis darauf finden, dass der Exchange Online Plan 1 die Aggregation nicht unterstützt.
      In diesem Fall ist es sicherlich am besten ein Support Ticket bei MS zu erstellen 😉
      Viele Grüße,
      Jan

  3. Hallo Jan,
    ist ja ne tolle Funktion, aber ich würde gerne mit einem SharePoint 2013 eine beliebige Liste mit meinem Outlook verbinden. Im SharePoint 2010 ging das auch mal ohne Probleme, aber der SharePoint 2013 lässt dieses Feature nicht zu.
    Was kann ich tun?
    gruß
    Stephan

  4. Hallo zusammen,
    ich habe exakt die gleiche Fehler Meldung: „Wir konnten Ihre Vorgänge nicht synchronisieren. Der Grund hierfür könnte sein, dass sich Ihr Postfach auf einem Exchange-Server befindet, auf dem das Synchronisieren von Vorgängen nicht unterstützt wird.“ Gibt es hierzu eine Lösung -> Der Beitrag ist ja bereits ein paar Monate als. Vorab vielen Dank und viele Grüße

    • Hallo,
      mir ist das Problem bis heute noch nicht begegnet. Ich denke nach wie vor, dass man hier einfach ein Ticket beim Support eröffnen sollte, dort müsste das Problem ja mittlerweile intern bekannt sein.
      Viele Grüße,
      Jan

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