Office 365 – Freigabe Bereich zur Verwaltung der Interaktion mit externen Benutzern
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Ich möchte in diesem Blog Artikel den seit kurzem verfügbaren Bereich Freigabe im Office 365 Portal vorstellen, welcher die Möglichkeit bietet, die Interaktion mit externen Benutzern der einzelnen Office 365 Services zu verwalten. Mein Fokus liegt dabei auf SharePoint Online, daher hier noch einmal die beiden zur Verfügung stehenden Freigabevarianten zur Freigabe von privaten Websitesammlungen für externe Benutzer (Benutzer die keine lizenzierten Benutzer Ihres Office 365 Abonnement darstellen).

Keine Links zu anonymen Gästen. Freigabe nur für authentifizierte Benutzer zulassen.

Sofern diese Option aktiviert ist, können Sie externe Benutzer auf beliebige Bereiche in einer Websitesammlung berechtigen. Diese Benutzer müssen sich dann mit Hilfe eines Microsoft-Kontos oder mit einer Office 365-Benutzer-ID anmelden.

Die Freigabe über Links zu anonymen Gästen für Ihre Websites und Dokumente zulassen

Sofern diese Option aktiviert ist, können Sie zusätzlich einzelne Dokumente mit einem sogenannten Gastlink versehen, der es Personen mit diesem Link erlaubt sich das Dokument anzeigen zu lassen oder aber das Dokument sogar zu bearbeiten.

Genauere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter den folgenden Links : Freigeben von Websites oder Dokumenten für Personen außerhalb Ihrer Organisation, Verwalten der Freigabe für externe Benutzer, Verwalten externer Freigaben für Ihre SharePoint Online-Umgebung

Freigabe

Sobald externen Benutzern Zugriff gewährt wird ist es enorm wichtig, nachvollziehen zu können, um welche Benutzer es sich handelt und vor allem auf welche Inhalte diese Benutzer Zugriff haben. Genau an diesem Punkt kommt der Freigabe Bereich ins Spiel, welcher Ihnen, insbesondere in Bezug auf SharePoint Online, an einer zentralen Stelle einen Überblick über alle externen Benutzer gibt. Sie finden den Bereich in Ihrem Office 365 Portal in der linken Navigation unter dem Punkt Freigabe.

Direkt auf der Einstiegsseite dieses Bereiches haben Sie bereits die Möglichkeit die allgemeinen Freigabeeinstellungen für Websites, Kalender und Lync anzupassen. Über den Punkt Websites lässt sich konfigurieren, ob es grundsätzlich möglich sein soll externe Benutzer auf Websites (Websitesammlungen) zu berechtigen. Über den Punkt Kalender lässt sich definieren, ob es grundsätzlich möglich sein soll Kalender über eine öffentliche URL freizugeben und über den Punkt Lync lässt sich konfigurieren, ob es grundsätzlich möglich sein soll, per Lync Personen aus anderen Unternehmen zu kontaktieren. 

Sofern auf dieser Einstiegsseite alle drei Freigabeeinstellungen deaktiviert sind, ist im gesamten Office 365 Portal keine Interaktion mit externen Benutzern möglich!

 

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Neben der Einstiegsseite gibt es in dem Bereich noch folgende weitere Seiten:

Externe Benutzer

Auf dieser Seite bekommen Sie eine Auflistung aller Benutzer, die eine Einladung für den Zugriff auf eine Website (Websitesammlung) erhalten haben, wobei auch Benutzer aufgelistet werden die z.B. lediglich auf eine Bibliothek, Liste oder ein einzelnes Element berechtigt wurden. Dabei sieht man zum einen über welche E-Mail Adresse die Person eingeladen wurde, das Datum der Einladung, den Namen und das Anmeldekonto, mit welchem letztendlich die Anmeldung erfolgte.

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Websites (Websitesammlungen)

Im oberen Bereich der Seite haben Sie die Möglichkeit zwischen den bereits erwähnten Freigabevarianten zu wählen.

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Im unteren Bereich der Seite erhalten Sie eine Auflistung aller Websites inklusive der aktuellen Freigabeeinstellungen der Website. Wählt man eine Website aus, so wird einem im rechten Bereich angezeigt, wie viele externe Benutzer auf diese Website berechtigt sind.

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Über einen Klick auf Externe Benutzer für diese Website verwalten gelangt man auf eine Seite auf welcher alle externen Benutzer für die jeweilige Website verwaltet werden können. Neben dem Namen des externen Benutzers und seinem Anmeldekonto kann der Übersicht auch entnommen werden, durch welchen internen Benutzer die Einladung erfolgte. Auf dieser Seite besteht außerdem die Möglichkeit, den externen Benutzer zu löschen und ihm damit die Berechtigung auf die entsprechende Website zu entziehen.

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Über einen Klick auf die Website-URL werden die Freigabeeinstellungen der jeweiligen Website geöffnet und können dort entsprechend angepasst werden.

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Kalender

Auf dieser Seite können Sie definieren, ob Kalender mit Hilfe einer öffentlichen URL für anonyme Benutzer freigegeben werden können, wobei über die drei zur Verfügung stehenden Varianten bestimmt werden kann, welche Informationen des Kalenders sichtbar sein sollen.

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Lync

Auf dieser Seite lässt sich definieren, ob die Möglichkeit gegeben sein soll, per Lync auch mit anderen Unternehmen kommunizieren zu können. Sofern dies der Fall sein soll, kann zwischen einer sogenannten Whitelist (Weiße Liste – Positivliste), bei welcher nur die Domänen gelistet werden, mit denen eine Kommunikation möglich sein soll oder einer Blacklist (Schwarze Liste  – Negativliste), bei welcher grundsätzlich die Kommunikation mit allen Domänen erlaubt ist, außer den in der Liste aufgeführten.

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Außerdem lässt sich konfigurieren, ob eine Verbindung mit öffentlichen Chats möglich sein soll, also ob z.B. eine Kommunikation mit Skype-Benutzern zugelassen werden soll.

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