Konferenzen – und Ressourcenplanungs-Tool für Exchange und Outlook 2010
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Häufig werden wir von unseren Kunden gefragt, welches Planungstool für Termine und Meetings wir empfehlen, wenn neben den Personen selbst auch die gesamte weitere Infrastruktur für den Termin vorbereitet werden soll, also z.B. das Catering, die IT Ausstattung oder die Parkplätze. Nun kann man dafür theoretisch entsprechende Ressourcenpostfächer in Exchange anlegen. Aber deren Funktionalität ist beschränkt. Oder man kann in SharePoint entsprechende Funktionalitäten einbauen. Aber das ist aufwendig. Deshalb greifen einige unsere Kunden auf Resource Central zu, ein Produkt eines dänischen Herstellers. Diesen Hersteller, die Firma Add-On, haben wir gebeten, einmal in Kurzform zu beschreiben, was sein Produkt von Exchange und SharePoint unterscheidet. Hier das Ergebnis:

Resource Central -die Microsoft zertifizierte Add-On Lösung für Outlook- ermöglicht Unternehmen, eine optimale Organisation und Auslastung Ihrer Konferenzräume, Parkplätze, Arbeitsbereiche, dem Equipment, der Konferenzeinrichtungen, dem Catering und aller nötigen Services zu erreichen. Resource Central unterstützt zusätzlich die Optimierung und Koordination von Ressourcen sowohl mit internen als auch externen Dienstleistern. Alles aus Ihrem gewohnten Outlook heraus.

Bis hin zur Anordnung der Tische und dessen Bestuhlung (Abb. 1) können alle Varianten für Ihre Konferenz geplant werden.

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Abb. 1

Dazu bietet Resource Central einen umfassenden und schnellen Überblick über alle Konferenzräume, deren Verfügbarkeiten (Abb. 2), Bilder zu den einzelnen Räumen und viele wichtige Details, wie die maximale Kapazität, Grundrisse und sogar die geografische Ausrichtungen des Raumes.

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Abb. 2

Mit der Raum-Reservierung steht direkt ein entsprechendes Formular für die Bestellung (Abb. 3) aller Services bei internen und externen Dienstleistern zur Verfügung. Resource Central unterstützt zudem verschiedene Zeitzonen und Pufferzeiten für Sitzungen.

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Abb. 3

Resource Central sendet entsprechenden Auftragsbestätigungen an Ihre Servicegeber und übernimmt dabei auch alle Änderungen oder Stornierungen automatisch. Die direkte Kommunikation von Änderungen und Stornierungen gibt dem Meeting-Planer, den Teilnehmern, allen Ressourcen und Dienstleistern Zeit, ihre jeweilige Planung optimal anzupassen, um somit stets effizient und kostengünstig zu agieren. Das hat direkte Auswirkungen auf Ihr Meeting-Budget.

Um Reservierungen und Bestellungen anzusehen und zu verwalten, verfügt Resource Central über ein separates Verwaltungsmodul. Wenn Sie Resource Central in Ihr Buchhaltungssystem integrieren, können Sie den Bestell- und Abrechnungsprozess vollständig – für interne und externe Rechnungen – durchgängig abbilden und verwalten.

Resource Central kann ohne Probleme mit allen Versionen von Outlook und Exchange Server integriert werden.

Es unterstützt Fernarbeitsplätze ebenso wie Outlook Web Access Buchungsanfragen und basiert auf einer Open-Source-Datenbank.

Weitere Features

  • Suchen von Ressourcen anhand von Lage und Funktion
  • Listung und Buchung von verfügbaren Arbeitsplätzen
  • Anpassen von Bestellformularen für jede Ressource
  • Registrierung von externen Gästen
  • Druck von Namensschildern

Funktionsübersicht

Herausforderung / Anforderung / Demand Funktionalität in Outlook 2010 / Exchange 2010 Funktionalität in SharePoint 2010 Funktionalität mit Add-On Tools
Konferenzraum Verwaltung mit Catering, Services und Abrechnungsworklow Nein Ja
Mit Anpassung ab SharePoint-Foundation
Ja
Organisieren Sie ein komplettes Meeting in weniger als 2 Minuten im Outlook
Desk-Sharing Verwaltung Teilweise – Schwierig zu verwalten Ja
Mit Anpassung ab SharePoint-Foundation
Ja
Verwalten Sie Arbeitsplätze mit einem benutzerfreundlichen Interface
Catering und Service inkl. Bestellworkflow Nein Ja
Mit Anpassung ab SharePoint-Foundation
Ja
Catering und Service Mitarbeiter bekommen Aufträge per Email und auf einem webbasierten Ordersystem
Reports nach Verbrauch, Abteilung, etc. Nein Ja
Mit Anpassung ab SharePoint-Foundation

In Verbindung mit Microsoft Reporting Services

Ja
Automatisches Erstellen von Berichten mit Hilfe des auf Microsoft Reporting Services basierenden Reportmoduls
Registrierung auch externer Gäste und Erstellung der Besucherausweise Nein Ja
Mit Anpassung ab SharePoint-Server Enterprise

In Verbindung mit InfoPath

Ja
Externe Gäste einchecken und Besucherausweise drucken
Integration mit Info-Monitoren Nein Ja
Mit Anpassung ab  SharePoint Foundation

Ggf. mit zusätzlicher Software für Info – Monitore

Ja
Begrüßen Sie ihre Besucher mit der  automatischen Integration

Für Fragen und weitere Details kommen Sie gerne auf uns zu!

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