Excel 2010 Add-in: The Calendar Analytics Tool
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OWollten Sie schon immer mal wissen, wie viel Zeit Sie eigentlich in Besprechungen verbringen? Microsoft hat ein Excel 2010-Add-in veröffentlicht, das Ihnen genau das und noch einiges mehr ermöglicht.

Vor kurzem bin ich in einem Microsoft TechNet Flash über eine Passage gestolpert, in der die Rede von einem kostenlosen Excel-Add-in die Rede war, das es einem erlaubt, sich mit seinem Exchange-Kalender zu verbinden und basierend auf den Terminen/Besprechungen Dashboards erstellt werden, die in Excel 2010 ausgewertet werden können.

Dies wollte ich kurzerhand ausprobieren. Vorrausetzung sind folgende drei Dinge:

Wer es nicht schon hat, muss zunächst PowerPivot für Excel 2010 runterladen und installieren. Nach der Installation finden Sie in Ihrer Excel-Menüleiste eine neue Registerkarte „PowerPivot“. Nach der Installation des Calendar Analytics Tool wird auf Ihrem Desktop eine Excel-Datei mit folgendem Namen: „Calendar Analytics.xlsx“ abgelegt. Die Datei ist bereits mit Beispieldaten gefüllt, so dass man sich ein erstes Bild von dem zu erwartenden Ergebnis machen kann:

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Auf der Registerkarte „Instructions“ findet man eine Anleitung, was zu tun ist, um Auswertungen über den eigenen Kalender zu erhalten.

  • Zunächst klicken Sie entweder auf der Registerkarte „What“ oder „Who“ auf „Refresh Calendar-Button. Anschließend werden Sie durch alle notwendigen Schritte geführt:
  • Tragen Sie Ihre Email-Adresse (natürlich passend zum Exchange-Konto) ein:

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  • Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie die Statistiken erhalten wollen.

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  • Sie können auch weitere Kalender hinzufügen, um diese auszuwerten.

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  • Anschließend werden die Daten verarbeitet. Dies kann einen Moment dauern.

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  • Bis zu diesem Zeitpunkt sehen Sie nach wie vor die Beispieldaten in Ihrer Excel-Datei. Sie müssen nun auf der Registerkarte PowerPivot auf „Alle aktualisieren“ klicken.

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  • Es öffnet sich ein PowerPivot-Fenster. Hier kann man den strukturellen Aufbau, also quasi das Datenmodell, das dem Aufbau der Dashboards dient, erkennen. Dies dürfte sicherlich für die „BI-Fans“ unter uns interessant sein.

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  • Nun fehlt nur noch auf der Registerkarte „Daten“ ein Klick auf „Alle aktualisieren“ und die Beispieldaten werden durch Ihre Kalenderdaten ersetzt.

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Im Anschluss haben Sie sehr detaillierte und optisch wirklich ansprechende Dashboards über Ihre „Meeting-Gewohnheiten“. Mittels des Excel 2010 Slicer können Sie die Daten entsprechend Ihren Anforderungen bequem filtern.

So könnten Sie beispielsweise ganz einfach eine Geburtstagsliste erstellen. (Sofern Sie Geburtstage in Ihrem Kalender entsprechend kategorisiert haben). Filtern Sie auf der Registerkarte Details einfach über den „Category-Slicer“ alle Geburtstage oder auch Feiertage heraus.

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Auf diese Weise behält man wirklich sehr leicht Überblick über die eigenen Termine.

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