Blogserie Dokumentenmanagement: Inplace Records Management
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In den bisherigen Blogs ging es immer darum, dass ich eine zentrale Stelle habe, an die ich meine Dokumente verschiebe, wenn ich sie archivieren möchte. SharePoint 2010 bietet hier jedoch noch eine weitere Möglichkeit das sog. Inplace Records Management, welches im Folgenden näher beschrieben werden soll.

Das Inplace Records Management basiert darauf, dass die Dokumente an der Stelle, wo sie erzeugt und bearbeitet werden zu einem bestimmten Zeitpunkt archiviert werden und somit vor Veränderungen geschützt werden. Diese Funktion kann auf Websitesammlungsebene über das Feature „Direkte Datensatzverwaltung“ aktiviert werden.

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Die Konfiguration wie sich die Datensätze verhalten sollen, wer berechtigt ist Dokumente und Listeneinträge als Datensätze zu deklarieren oder diese auch aufzuheben wird auf der Konfigurationsseite „Einstellungen der Datansatzdeklaration“ eingestellt.

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Im Standard ist zwar das Feature aktiviert, aber nicht sofort überall verfügbar. Dieses wird über die Einstellung „Verfügbarkeit der Datensatzdeklaration“ gesteuert. Wenn hier die Einstellung „Standardmäßig nicht für alle Speicherorte verfügbar“ ausgewählt ist, muss die manuelle Deklaration in den jeweiligen Dokumentbibliotheken oder Listen aktiviert werden. Dieses Erfolgt in den Bibliothekseinstellungen im Bereich „Berechtigungen und Verwaltung“ unter „Einstellungen für Datensatzdeklaration“.

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Ist die manuelle Datensatzdeklaration zugelassen ist es möglich in einer Dokumentenbibliothek oder Liste ein Dokument oder Listeneintrag über das Menüband (Ribbon Bar) als Datensatz zu deklarieren.

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Anschließend hat sich das Dateisymbol ein wenig geändert und trägt nun ein kleines Schloss als Zeichen, dass es nicht gelöscht oder bearbeitet werden kann.

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Andere Möglichkeiten ein Dokument oder Listeneintrag als Datensatz zu deklarieren sind z.B. ein Workflow oder eine Informationsverwaltungsrichtlinie.

Der SharePoint Designer hat hierfür eine eigene Aktion, das aktuelle Element als Datensatz zu deklarieren. Hiermit habe ich eine viel bessere Kontrolle, unter welchen Umständen ich die Datansatzdeklaration anwende und kann hiermit auch Besonderheiten oder mehrstufige Szenarien abbilden. Aber auch Dritt-Komponenten wie z.B. Nintex Workflow 2010 bieten diese Möglichkeit

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Die Kriterien nach denen ich eine Datensatzdeklaration anhand einer Informationsverwaltungsrichtlinie aktivieren kann sind zwar eingeschränkter als bei einem Workflow. Auf der anderen Seite bietet dieses mir jedoch die Möglichkeit ein Regelwerk aufzustellen welches global für den Inhaltstyp gilt. Somit kann ich unabhängig von einem Workflow, der in der Regel nur auf einer Dokumentenbibliothek oder Liste aktiv ist, die Datensatzdeklaration erzwingen.

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Egal, über welchen Weg die Deklaration erfolgt. Die Inplöace Records Management Funktion des SharePoint hat den großen Vorteil, dass ich alle Dokumente an einer Stelle habe und genau sehe, welche Dokumente bereits archiviert worden sind. Auf der anderen Seite wachsen so die Dokumentbibliotheken ständig an und somit kann dies zu Lasten der Übersichtlichkeit gehen. Auch sind die Dokumentenbibliotheken in Teamsites nicht für eine sehr große Anzahl an Dokumenten ausgelegt. Hierfür hat Microsoft die beiden Websitesammlungsvorlagen “ Document Center“ und „Records Center“ vorgesehen. Mehr hierzu in meinem nächsten Blog.

Bisher in der Serie erschienene Themen: