Blogserie Dokumentenmanagement: Dokumenten Routing
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Eine der zentralen Funktionen an einem Dokumentcenter (Document-Center) oder Datenarchiv (Record-Center) ist das Routing von Dokumenten. Diese Funktion ermöglicht es dem Benutzer die Dokumente die in das Center eingestellt werden automatisch zu sortieren und abzulegen.

Alles beginnt mit der Abgabebibliothek, oder im englischen auch DroppOff-Library genannt. Dieser ist vergleichbar mit einem Posteingangskorb in dem erst einmal alle Dokumente landen uns von dort weiterverteilt werden.

Wie genau diese Weiterverteilung von statten geht wird über das Dokumenten Routing festgelegt. Hierzu sind an zwei verschiedenen Stellen Einstellungen notwendig.

Die grundlegenden Einstellungen werden in den „Websiteeinstellungen“ im Abschnitt „Websiteverwaltung“ im Menüpunkt „Einstellungen der Inhaltsorganisation“ vorgenommen.

Hier kann definiert werden, ob eine Übermittlung an andere Websites erlaubt ist, wie mit doppelten Übermittlungen umgegangen werden soll und wer benachrichtigt werden soll, wenn keine Regel auf den übermittelten Inhalt zutrifft.

Die Seite gliedert sich in sechs verschiedene Abschnitte die ich hier kurz erklären möchte:

  • Benutzer an die Abgabebibliothek weiterleiten

    Mit dieser Option gebe ich an, ob ich Inhalte die in einer anderen Bibliothek hochgeladen werden und auf die eine Regel zutrifft automatisch an die Abgabebibliothek weiterleiten möchte. Hiermit kann ich verhindern, dass Inhalte ggf. falsch vom Benutzer abgelegt werden.

  • Sendevorgang an eine andere Website

    Diese Option ermöglicht es mir später in den Regeln nicht nur einen Ordner in der eigenen Website als Ziel auszuwählen, sondern auch das Dokument an eine Verbindung zu senden, welche ich über die „Senden-an-Verbindungen“ in der Zentraladministration konfiguriert habe.

  • Ordnerpartitionierung

    An dieser Stelle kann konfiguriert werden, dass automatisch Unterordner angelegt werden, wenn eine bestimmte Anzahl an Elementen erreicht ist. Hierdurch wird die Performance und das schnellere Zurechtfinden gesteigert

  • Doppelte Übermittlung

    Grundsätzlich können die Dokumente auch mehrmals an das Archiv gesendet werden. An dieser Stelle kann nun konfiguriert werden wie in einem solchen Fall reagiert wird. Entweder wird eine neue Version des Dokuments angelegt, oder es wird ein Suffix an den Dokumentnamen angehängt um ihn eindeutig zu unterscheiden.

  • Der Kontext wird gespeichert

    Hinter dieser Umschreibung verbirgt sich die Einstellung ob die Überwachungseinstellungen zu dem übermittelten Eintrag gespeichert werden sollen

  • Regel-Manager

    Bei den Regel-Managern können Benutzer hinterlegt werden, die Benachrichtigt werden sollen, wenn für ein Dokument keine Regel zutrifft oder ein Fehler in der Regelverarbeitung aufgetreten ist.

  • Übermittlungspunkte

    An dieser Stelle finden Sie die Informationen zu dem Webdienst, falls sie Dokumente über eine Drittkomponente oder einen Workflow an die Website senden möchten.

Die Konfigurationsoberfläche sieht so aus:

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Der zweite zentrale Punkt ist die Konfiguration der Routing Regeln.
Diese finden Sie ebenfalls in den „Websiteeinstellungen“ im Abschnitt „Websiteverwaltung“, hier jedoch unter dem Menüpunkt „Regeln für die Inhaltsorganisation“.

In den Regeln kann für einen Inhaltstyp und unter Angabe von weiteren Bedingungen definiert werden, wo diese Dokumente abgelegt werden sollen. Bei der Ablage können dann entweder alle Dokumente flach unterhalb dieses Ordners oder der Dokumentbibliothek abgelegt werden, oder SharePoint kann auch Unterordner anhand eines Metadatums erzeugen. Des Weiteren ist es möglich der Regel eine Priorität zuzuordnen, so dass auch hier eine Wertigkeit und Reihenfolge der Regel mitgegeben werden kann.

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Sollten diese Möglichkeiten nicht ausreichend sein, da mehr Logik in der Verarbeitung der Dokumente notwendig ist, oder weitere Verarbeitungsschritte vor der Ablage durchgeführt werden müssen, ist es auch möglich einen eigenen Router zu entwickeln und an dieser Stelle einzubinden.

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Dieser Router wird dann anstatt des Standard-Routers ausgeführt, greift jedoch auf die Einstellungen zurück, welche in der Regel oberhalb definiert wurden. Brauchen Sie hier Unterstützung? – Sprechen Sie uns an! Sollten Probleme bei der Verarbeitung der Regeln auftauchen, oder auf ein Dokument keine Regel anwendbar sein, werden die Personen, die in der Einstellungen als Regel-Manager aufgeführt sind per Email benachrichtigt.Bisher in der Serie erschienene Themen:

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  1. Pingback: Dokumente automatisch sortieren: Inhaltsorganisation - SharePoint-Schwabe - Thomas Maier

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