Blogserie Dokumentenmanagement: Die Dokument-ID
avatar

Im heutigen Teil der Blog-Reihe zum Thema Dokumentenmanagement wollen wir uns mit einem Feature auseinandersetzen welches standardmäßig sowohl bei einem Document Center als auch bei einem Record Center aktiviert ist. Es handelt sich hierbei um die Document-ID. Dieses Feature ermöglicht es eine eindeutige Dokument-ID für jedes Dokument bereitzustellen. Dieses hat nicht nur den Vorteil, dass man in der Kommunikation mit anderen sich immer eindeutig auf ein Dokument beziehen kann, sondern ist auch möglich einen direkten Link auf das Dokument zu erhalten, über den man das Dokument jederzeit anspringen kann, unabhängig, ob das Dokument in der Zwischenzeit verschoben wurde.

Dieses ist vergleichbar mit einem Permalink, welche häufig in Blogs zu finden sind. Die URL sieht beispielsweise so aus: http://virtual_sptsl01/websites/archiv02/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=WT3WEYU6VQPX-2-1

Innerhalb der Webseite tritt die Document-ID als weitere Metadatenspalte in der Dokumentenbibliothek in Erscheinung und sieht aus wie eine normale Hyperlink-Spalte. Als solche kann diese auch normal in die Ansichten eingebunden aber nicht bearbeitet werden.

image

Die Document-ID besteht aus drei Bestandteilen, einem Präfix, einer ID für die Dokumentenbibliothek und einer ID für das Dokument. Das Präfix wird bei Aktivierung des Features zufällig generiert und lässt sich im Nachhinein noch anpassen.

Beim Document-ID Feature handelt es sich um ein Websitesammlungsfeature und muss somit unter dem Menüpunkt „Websitesammlungsfeatures“ in den Websiteeinstellungen aktiviert werden.

image

Nach der Aktivierung hat sich der Abschnitt „Websitesammlungsverwaltung“ um den Menüpunkt „Dokument-ID Einstellungen“ erweitert, welcher die Einstellungsmöglichkeiten für die Dokument-ID beheimatet.

image

Hier kann nicht nurdas Präfix angepasst oder der Suchbereich zum Nachschlagen der ID’s festgelegt werden sondern es kann an dieser Stelle auch eine Neugenerierung für alle Dokumente innerhalb der Websitesammlung angestoßen werden. Dieses ist z.B. dann sinnvoll, wenn sich das Präfix geändert hat und nun eine einheitliche Notation verfügbar sein soll. Dieses hat jedoch zur Folge das Permalinks die sich die Benutzer in Favoriten oder an anderen Stellen abgespeichert hat nicht mehr funktionieren.

image

Auch wenn der Haken in dem Kästchen „Alle Dokument-IDs in dieser Websitesammlung so zurücksetzen…“ gesetzt ist geschieht dieses nicht sofort. Das Verhalten der Dokumenten-ID wird durch zwei Timerjobs gesteuert, welche in der Zentraladministration unter: „Überwachung“ à „Auftragsdefinitionen überprüfen“ im Abschnitt Zeitgeberaufträge zu finden sind.

Die beiden Dienste heißen: „Auftrag zum Aktivieren/Deaktivieren der Dokument-ID“ und „Auftrag zum Zuweisen der Dokument-ID“ und sind standardmäßig auf täglich eingestellt. Der erste Timerjob ist immer dann notwendig wenn das Feature aktiviert oder deaktiviert wird, der zweite Timerjob steuert unter anderem auch die Neuvergabe der Dokument-ID, wenn ich das Präfix geändert habe.

Nach dem nächsten Lauf des Timerjobs sieht dann die Dokument-ID so aus:

image

Wie bereits oben schon beschrieben handelt es sich bei der Dokumenten-ID um ein Websitesammlungsfeature. Dadurch, dass die Dokumenten-ID aus dem frei definierbaren Präfix einer Listen ID und der-ID innerhalb der Dokumentenbibliothek besteht ist es grundsätzlich möglich, dass innerhalb einer Farm die DOC-ID nicht eindeutig ist.

Wenn man dieses jedoch erreichen müsste, kann man hier programmatisch in den Prozess eingreifen und einen „Custom Document ID Provider“ entwickeln, welcher dann die Eindeutigkeit einer Dokumenten-ID innerhalb der ganzen Farm gewährleistet.

Sollten Sie hier Interesse haben, sprechen Sie uns einfach an.

Bisher in der Serie erschienene Themen:

2 Gedanken zu “Blogserie Dokumentenmanagement: Die Dokument-ID
avatar

  1. Pingback: Eindeutige ID für Dokumente - Dokument-ID - SharePoint-Schwabe - Thomas Maier

  2. Pingback: Eindeutige ID für Dokumente - Dokument-ID - Office 365 Akademie

Schreibe einen Kommentar