Aus Formularen PDFs erzeugen mit Nintex Forms für Office 365
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Im letzten Nintex Forms Update für Office 365 ist eine vielfach nachgefragte Funktion hinzugekommen. Es ist jetzt möglich, aus Formularen PDF-Dateien zu erzeugen. Damit zieht die Cloud Variante von Nintex Form an dieser Stelle mit der On-Premise Variante gleich, dort gibt es diese Funktion schon seit Anfang des Jahres.

Die Anwendung könnte nicht einfacher sein. Im Grunde muss nur das Formular geöffnet werden, hier ist es egal, ob es im Bearbeitungs- oder Ansichtsmodus geöffnet wird. Das Ribbon ziert ein neues Icon, eben „Print to PDF“:

Print To PDF Button

Print To PDF

Für Formular-Ersteller gibt es in diesem Zusammenhang einige neue Optionen:

Konfiguration von Print To PDF

Konfiguration von Print To PDF

So lässt sich die Druckfunktion bei Bedarf deaktivieren, standardmäßig ist die Druckfunktion eingeschaltet. Das bedeutet leider auch, dass man alle Formulare, für die man diese Funktion nicht bereitstellen möchte, mit deaktivierter Druckfunktion neu veröffentlichen muss.

Zudem lässt sich die Seitengröße einstellen, zur Auswahl stehen hier A3, A4, A5, A6, Legal und Letter. Abschließend kann man dem PDF-Druck noch mitgeben, ob das Dokument im Hoch- oder Querformat erzeugt werden soll. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind also überschaubar, ich hätte mir etwa noch eine Option gewünscht, eine Standardbibliothek anzugeben, in der das PDF abgelegt wird.

Im Formulardesigner ist ein neues Form Control dazugekommen, das nützlich ist, wenn man große Formulare erstellen möchte. Dieses Control erzeugt auf dem Formular manuell einen Seitenumbruch, dient verhindert also unglückliche automatische Umbrüche. Dies kann natürlich dennoch passieren, wenn man Repeating Sections einsetzt, aber für den Regelfall ist das eine sehr sinnvolle Option.

Im ersten Test hatte das Print To PDF noch leichte Darstellungsprobleme, so wurden etwa nicht alle im Formular verwendeten Grafiken auch ins PDF aufgenommen. Es ist also empfehlenswert, für die Formulare, bei denen man die Print To PDF Funktion bereitstellen möchte, einen Test durchzuführen um zu überprüfen, ob das erzeugte PDF dem Formular auch entspricht.

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