Soziale Funktionen mit SharePoint 2013
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SharePoint 2013 bietet einen vollständig überarbeiteten Arbeitsbereich, in dem Mitarbeiter sich organisieren und mit Kollegen vernetzen können: die #mySite.

In der #mySite kann ich nicht nur meine Informationen sehr strukturiert ablegen. Ich werde auch über Aktivitäten meiner Kollegen informiert, die mir ansonsten wahrscheinlich entgangen wären.

Über die mobile App #SharePoint Newsfeed kann ich die Informationen meiner Seite auch bequem über das Smartphone verfolgen oder pflegen.

Die vollständige Integration über #Lync ermöglicht eine schnelle Kontaktaufnahme mit der Zielperson über LifeMessages, Mail oder Telefon. Auch für #Lync gibt es eine mobile App, die ich vorstellen werde.

In diesem Artikel möchte ich anhand von Screenshots aus meiner mySite zeigen, wie gut die Integration mit SharePoint 2013 gelungen ist.

Die #mySite gliedert sich in die Bereiche Newsfeed, SkyDrive und Websites.

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  • #Newsfeeds bilden die Grundlage der sozialen Komponenten.
  • Unter #SkyDrive kann ich private Dokumente verwalten und offline über mein Notebook darauf zugreifen. Parallel kann ich auch mit SharePoint Workspace meine Daten offline verfügbar machen.
  • Der Bereich #Websites liefert mir eine Liste aller Websites, denen ich folge. Websites, die ich selber erstellt habe, tauchen automtisch auf.

Newsfeeds

Hinter dem Abschnitt #Newsfeeds verbirgt sich ein umfassender Bereich mit vielfältigen sozialen Funktionen.

Hier werden die neuesten Newsfeeds aller Kollegen angezeigt, denen ich folge. Was unter Facebook im privaten Bereich nicht mehr wegzudenken ist, funktioniert auch im Unternehmen.

Wollte ich auf neue Dokumente oder Tools aufmerksam machen, die für bestimmte Kollegen relevant sind, wurden bisher diverse Mails geschrieben, die in den Postfächern der Benutzer verschwanden.

Nun muss ich nur noch einen Newsfeed erstellen und freigeben. Bette ich Links zu Office Dokumenten ein, steht sogar eine Vorschau auf die Datei über den Newsfeed zur Verfügung.

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Weiterhin sehe ich übersichtlich die unterschiedlichen Bereiche, denen ich folge. Dazu zählen Personen, Dokumente, Websites und Kategorien (Hashtags).

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Personen sind einfach zu referenzieren, indem ein @-Zeichen vor den Namen gesetzt wird. Es werden dann automatisch alle Personen zur Auswahl angeboten, denen ich folge.

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Das gleiche Prinzip ist für Kategorien anzuwenden. Einfach das #-Zeichen vor einen Begriff stellen. Somit können sehr einfach Themen verfolgt werden.

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Aber der Newsfeed Bereich bietet noch mehr:

Ich kann zusätzlich Blogs mit interessanten Hintergrundinformationen bereitstellen.

Über SharePoint Apps kann ich die MySite indivuell ausprägen und Kalender, Kontakte, Kachelnavigationen, u.v.m. einfach einbinden.

Unter Aufgaben werden mir alle Aufgaben angezeigt – egal wo diese erstellt wurden.

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Dokumente und Skydrive

In dem Abschnitt #Skydrive kann ich private Dokumente speichern oder dedizierten Benutzern freigeben.

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Über den SkydrivePro-Client kann ich diese Dokumente offline mitnehmen. Sie werden in meinem Windows-Explorer angezeigt.

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Der SkydrivePro-Client wird automatisch mit Office 2013 installiert. Eine Client Installation ohne Office 2013 steht jedoch mittlerweile ebenfalls zur Verfügung (http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=39050).

Websites

Der Bereich #Websites bietet mir eine gute Übersicht zu allen Websites, die ich für meine tägliche Arbeit besuche.

Eine berechtigte Kritik an vielen Intranets ist die Unübersichtlichkeit der vielen Bereiche, die im Laufe der Zeit entstehen. Über den Ansatz in SharePoint 2013 kann ich jeweils die Websites beobachten, die ich aktuell benötige. Alle anderen blende ich aus.

Entstehen neue Informationen auf einer der beobachteten Websites werden sie mir automatisch unter #Newsfeeds angezeigt.

In dem folgenden Beispiel habe ich die Seite aller für mich interessanter Websites um Kacheln ergänzt, die ich regelmäßig verwende.

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SharePoint 2013 und mobile Anwendungen

Für die Nutzung der sozialen Funktionen von SharePoint über Smartphones stehen zwei kostenlose Apps zur Verfügung:

  • Lync 2013
  • SharePoint Newsfeed

Beide Anwendungen können bspw. über den Apple App-Store gratis heruntergeladen werden.

Lync 2013

Lync ist eine Kommunikationsplattform von Microsoft, die sich nahtlos in SharePoint, Exchange und Office einbindet (http://office.microsoft.com/de-de/lync/).

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Über Lync kann aus SharePoint und Office heraus mit jeder Person sehr einfach Kontakt über LifeMessage, Mail, Audio oder Video aufgenommen werden.

Über die mobile Lync-App geht das nun auch über das Smart-Phone.

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SharePoint Newsfeed

Der Newsfeed-Bereich der SharePoint 2013 mySite ist ebenfalls über eine mobile App zu nutzen.

Die Darstellung der Inhalte ist ideal für die Nutzung über ein Smartphone aufbereit. Über das Menu kann ich auf die grundlegenden Informationen zugreifen:

  • Newsfeed
  • Dokumente
  • Personen

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Neueste Newsfeeds werden direkt angezeigt. Ich kann den gesamten Feed-Verlauf einsehen und natürlich auch über das Smartphone antworten.

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Alle Dokumente, denen ich folge, stehen über das Smartphone zur Verfügung.

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Personen, denen ich folge, kann ich direkt kontaktieren oder in einem News-Feed erwähnen.

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Fazit

Mit SharePoint 2013 ist die mySite zu einem fantastisch ausgeprägtem Arbeitsbereich geworden, der mir hilft, die Arbeit mit meinem Kollegen zu organisieren. Wichtige Informationen können leichter zielgerichtet verteilt werden. Sie gehen nicht mehr unter und unterstützen eine direkte und effiziente Kommunikation.

Für mich ist die mySite der Startpunkt für die Arbeit mit und in unserem Intranet. Durch die mobilen Apps und Skydrive habe ich alle wichtigen Informationen auch unterwegs jederzeit griffbereit.

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