SharePoint Bibliotheken mit Hilfe von BizTalk Server 2010 synchronisieren
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Für einen Kunden haben wir einen Prototyp entwickelt, um Dokumenten-Bibliotheken auf Basis von Microsoft SharePoint miteinander zu synchronisieren.

Die Besonderheit an diesem Prototyp ist die Kundenvorgabe, Microsoft BizTalk Server 2010 für die Synchronisierung zu nutzen. In diesem Fall hat der Kunde bereits mehrere SharePoint-Farmen im Intranet und im Extranet in der DMZ im Einsatz, die auf Microsoft SharePoint2010 und MOSS2007 basieren.

Im konkreten Szenario arbeiten Abteilungen des Kunden eng mit externen Partnern, wie Werbeagenturen, Beratern und anderen Dienstleitern zusammen. In der täglichen Arbeit werden Dokumente zwischen den einzelnen Gruppen ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet.

Die Problemstellung ist hier jedoch die folgende: Aufgrund von unternehmensweiten Sicherheitsrichtlinien ist die Nutzung der SharePoint-Farm im Intranet auf Zugriffe aus dem internen Netzwerk beschränkt. Externe Partner haben keinen Zugriff auf diese Farm.

Dokumente werden also über andere Wege ausgetauscht. Häufig anzutreffen ist der Austausch per E-Mail, solange die Dateien nicht zu groß sind. Wird dies zu umständlich, wird zu verschiedenen Onlinediensten gegriffen, wie zum Beispiel Dropbox. Dokumente müssen also von Mitarbeitern in weitere Systeme hochgeladen werden. Inkonsistenzen sind die Folge. Schlimmer noch – Dokumente entziehen sich teils völlig der Kontrolle durch das Unternehmen, wenn diese bei Drittanbietern gelagert werden. Vor allem bei kritischen Dokumenten, wie unveröffentlichten Presseberichten oder Produktankündigungen, ist dies besonders brisant.

Wie sieht die Lösung aus?

Die Lösung ist eine SharePoint-Farm im Extranet, auf die externe Partner Zugriff haben, so dass der Dokumentenaustausch bei gemeinsamen Projekten hierüber stattfindet.

Damit die eigenen Mitarbeiter ihre Dokumente nicht manuell ein zweites Mal ins Extranet hochladen müssen, sollen ausgewählte Bibliotheken aus dem Intranet in das Extranet synchronisiert werden.

Zur Steuerung der Synchronisierung wird Microsoft BizTalk Server 2010 eingesetzt. Die Wahl fiel auf BizTalk Server als strategische Plattform, auf der diese und ähnliche weitere Aufgaben konsolidiert werden sollen.

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Die Synchronisierung von Dokumente und deren Metadaten findet dabei bidirektional zwischen einzelnen Bibliotheken statt. Berücksichtigt werden Änderungen an Dokumenten oder Änderungen an den Metadaten eines Dokuments. Damit Metadaten berücksichtigt werden können, muss eine Spalte jeweils in beiden Bibliotheken gleichlautend vorhanden sein, ansonsten wird diese ignoriert.

Auch erkennt der von uns implementierte Mechanismus, wenn ein Dokument auf einer der beiden Seiten ausgecheckt ist. Das Dokument wird dann solange ignoriert, bis es wieder in die SharePoint-Bibliothek eingecheckt wird und wird dann beim nächsten Synchronisierungsvorgang berücksichtigt.

Fazit

Dokumente und deren Metadaten können mit diesem Mechanismus zwischen zwei Bibliotheken synchronisiert werden. Dokumente müssen nur einmal in eine SharePoint-Bibliothek hochgeladen werdenund können automatisch in weitere Bibliotheken publiziert werden, egal ob diese in derselben Site, in verschiedenen Sites oder Site Collections oder auch auf verschiedenen Farmen liegen.

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