Überblick verloren? – Eine suchbasierte Lösung für das Intranet
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Kennen Sie das? Das Intranet ist groß, viele Dinge, die mich etwas angehen, ändern sich, ich krieg´s nicht mit. Man arbeitet in verschiedenen Projekten und bekommt dadurch von verschiedenen Seiten Aufgaben zugeteilt oder es ändern sich Dokumente die auch relevant für einen selbst sind.

Unser Kunde aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltungen mit ca. 2000 Anwendern hatte eben diese Herausforderung und wollte eine Lösung mit der die Benutzer den Gesamtüberblick zurückerobern können. Die Zielfahne sollte erreicht sein wenn ein Benutzer in relativ kurzer Zeit seine Aufgaben, seine Arbeitsbereiche, für ihn relevante Dokumente und angebotene Dienstleistungen sehen kann. Diese Informationen sollten nicht nur für ein Projekt oder für ein bestimmtes Team zusammengetragen werden sondern alle relevanten Elemente sollten aus dem kompletten Portal zusammengetragen werden.

Technisch stellt die Lösung eine Reihe von Webparts bereit, durch welche der Benutzer diesen kompakten Überblick bekommt. Die Elemente bekommen die Webparts aus der Suche von SharePoint. Bei diesem Kunden kam die FAST-Search zum Einsatz. Die Lösung wurde allerdings so konzipiert, dass sie sowohl mit der Enterprise Search (Service des „normalen SharePoint Servers“) als auch mit der FAST Search (extra Lizenz notwendig) funktioniert.

Nun möchte ich Ihnen die entwickelten Webparts genauer vorstellen.

Übersicht über alle neuen, für den Benutzer relevanten Dokumente: „Neuste Dokumente“-Webpart

Dieses Webpart soll dem Benutzer die neusten für ihn relevanten Dokumente anzeigen. Im Gegensatz zur SharePoint-Standardansicht werden hier die neusten Dokumente des kompletten Portals, also auch die anderer Webapplikationen, aggregiert. In einem den SharePoint-Listenwebpart ähnlichem WebPart hat der Benutzer zusätzlich die Möglichkeit, über einen Link in der Spalte Webseite direkt in die Dokumentenbibliothek des Dokuments zu springen.

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Übersicht über alle Arbeitsbereiche des Benutzers: „Teamraum“-Webpart

Dieses Webpart zeigt dem Nutzer die Bereiche an, zu denen er Zutritt hat. Es werden alle Webseiten aufgelistet auf denen er berechtigt ist. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Pfad der angezeigten Webseiten einzuschränken. So könnte man beispielsweise nur alle Webseiten anzeigen lassen die unter http://home/ liegen.

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Was kann ich als nächstes tun: „Meine Aufgaben“-Webpart

Im Webpart sieht der Benutzer alle Aufgaben im Portal, die er für sich erstellt oder die ihm zugewiesen sind. Dieses Webpart ist an das SharePoint-Listenwebpart angelehnt. Per Webseitenlink kann er direkt in die Aufgabenbibliothek springen. Im Kontextmenü hat der Nutzer die Standardaktionen zur Auswahl und kann sich zusätzlich entschließen die Aufgabe abzuschließen. Der Status wird damit auf „abgeschlossen“ gesetzt und sie wird nicht mehr im Webpart angezeigt.

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Wie ist eigentlich der Status zu…: „Delegierte Aufgaben“-Webpart

In diesem Webpart bekommt der Nutzer eine Übersicht über Aufgaben, die er erstellt und anderen Personen zugewiesen hat. Es ist hier ebenso möglich in die Aufgabenbibliothek zu springen in der das Objekt liegt. Außerdem hat der Nutzer die Möglichkeit die Aufgabe zu genehmigen. Dann taucht sie weder in diesem noch im „Meine Aufgaben“-Webpart auf.

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Bei wem kann ich eigentlich…: „Dienstleistungen“-Webpart

Dieses Webpart ist eine sehr individuelle Lösung des Kunden. Es sollten interne Angebote bzw. Dienstleistungen, welche von den verschiedenen Abteilungen angeboten werden, für einen Überblick zusammengetragen werden. Das Webpart nutzt die Suche um Seiten eines bestimmten Inhaltstypen zu finden. Anschließend wird zu der Seite die nächsthöhere Default-Seite der Webseite gesucht. Im Webpart wird nun der Name der Seite mit den Metadaten der Default-Seite angezeigt.

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Fazit

Mit dieser Lösung bekommen die Benutzer deutlich höhere Transparenz über für Sie relevante Änderungen. Der Benutzer kann mit einem kurzen Blick den neusten Stand zu den ihn betreffenden Informationen bekommen.

Nutzt man die Suche von SharePoint, kann man mit einfachen Mitteln Informationen zu Änderungen über mehrere Webapplikationen aggregieren und dem Benutzer einen Gesamtüberblick dieser Änderungen über Webparts zur Verfügung stellen. Mit der hier vorgestellten Lösung wird dabei keine zusätzliche Last auf den SharePoint Servern erzeugt, da die eigentliche Arbeit schon von SharePoint-Suche erledigt wurde bevor der Nutzer auf die Ergebnisse zugreifen möchte. Das ist gerade in größeren Farmen ein wesentlicher Vorteil dieses Lösungsansatzes.

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