Ich habe mich in den letzten Wochen intensiv mit der Thematik Google Apps, OpenOffice und deren Positionierung zu Office 2010 auf der Client-Seite auseinandergesetzt. Ich bin Besitzer eines Google Apps Accounts geworden, habe mir Google Wave angeschaut, habe OpenOffice in der aktuellen Version 3.1.1 evaluiert und bin natürlich massiv am Testen von Office 2010 und SharePoint 2010.

Das Fazit würde im Detail den Rahmen dieses Blogeintrags sprengen. Hier einige Punkte, die ich als “Stand heute” für gesetzt sehe. Die Aufstellung hat null Anspruch auf Vollständigkeit und darf gerne als “sehr persönliche Bewertung” wahrgenommen werden:

Google

• Cloudcomputing: Google funktioniert in der Cloud.
  • Die Offline-Funktionalitäten können ganz sicher noch als “rudimentär” bezeichnet werden. Wenn ich beispielsweise im Zug unterwegs bin, brauche ich einen lokalen Client, den mir Google heute nicht bietet. Und ich bin viel im Zug unterwegs!
  • Wenn der Trend Richtung Cloud auch groß ist, so gibt es nach wie vor viele Kunden, die Systeme lokal bei sich oder in einem nahe gelegenen Rechenzentrum hosten wollen.
     
• Google Apps: Dave Girouard, President der Google Enterprise Division würde heute sein MS Office Paket noch nicht gegen Google Apps tauschen. Zitat aus einem Interview vom 13. November 2009: He acknowledged that Docs is currently "much less mature" than Google Mail or Calendar. "We know it. We wouldn't ask people to get rid of Microsoft Office and use Google Docs because it is not mature yet," he said. Natürlich sagt er im gleichen Interview, dass es in einem Jahr anders aussehen könnte…
  
  Hier der Link: http://www.zdnetasia.com/news/software/0,39044164,62059318,00.htm.
  
  
• Google Wave: Google Wave ist wirklich spannend – ich habe mir nach Sichtung der ersten verfügbaren Videos sofort ein Account besorgt und finde einige der Ansätze sehr interessant! Aber es ist momentan nicht als produktiv nutzbare Technologie verfügbar. Einer unserer Mitarbeiter beschäftigt sich speziell mit diesem Thema im Rahmen einer studentischen Arbeit – wir schauen uns das also gerade in aller Tiefe an – eine finale Bewertung steht noch aus. Ganz sicher scheint mir, dass das allein wegen des aktuellen Reifegrades aber keine Technologie ist, derentwegen heute ein Kunde seine Entscheidungen in Bezug auf Office- oder SharePoint-Einführungen vertagen wird.
  
• Im Bergwerk? Vor ein paar Tagen habe ich einen Vortrag 700m unter der Erde in einem Bergwerk-Stollen gehalten. Keine Internet-Verbindung. Da wäre vmtl. kein Google Mitarbeiter freiwillig hingegangen:-).

OpenOffice

• Die Oberfläche: Der OpenOffice Client ist sehr “old-school”. Zwar mag sich ein Benutzer von Office XP oder 2003 in Bezug auf die Oberfläche auf den ersten Blick eher “zu Hause” fühlen, als wenn er sich beim Umstieg auf Office 2010 an eine neuartige Oberfläche gewöhnen muss. Ihm fehlt aber jegliche Unterstützung beim Umstieg, wie Microsoft es mit Schnellstartleisten und diversen anderen Hilfsmitteln bietet. Es gibt Überlegungen zu neuen OpenOffice Oberflächen. Aber wenn die kommen, brauchen wir uns über den Schulungsaufwand beim Umstieg auf Office 2010 auch nicht mehr zu unterhalten. Einen Eindruck kann man hier bekommen:
  
  
  
  
• Was fehlt:
• Dem Benutzer fehlen sehr viele Funktionalitäten in Bezug auf die Integration mit Backend-Technologien wie zentraler, webbasierter Dokumentablage und Versionierung, Workflow, Formularwesen, Präsenzinformationen, Videofunktionen, Chat, etc.. Damit fehlt auch die direkte Unterstützung von vielen Szenarien, die die Produktivität von Teams steigern, die persönliche Produktivität von Mitarbeitern erhöhen oder echte Mobilität bringen, also die Möglichkeit, jederzeit online/offline zu arbeiten. Das ist aus meiner Sicht der entscheidende Punkt, weil die Unternehmen am meisten Geld sparen können, wenn sie die Teamarbeit effektiver machen. Und die Client-Software, die sie dafür nutzen, muss maximal tief mit der Backend-Infrastruktur integriert sein. Denn je einfacher wir es einem Benutzer machen können, aus seiner bekannten, gewohnten Clientapplikation heraus Dokumente versioniert abzulegen, nur noch Links statt Anhänge zu verschicken, mit anderen Autoren oder Content-Ownern in Kontakt zu treten, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, etc., desto höher wird die Akzeptanz der Technologie und damit der Mehrwert für das Unternehmen sein.
• OpenOffice hat keinen Mailclient. Der Kunde muss zusätzlich zum OpenOffice Paket einen separaten Mailclient testen, installieren, warten. Oft nimmt er dann Clients wie Thunderbird. Und muss seine Benutzer an eine weitere Oberfläche gewöhnen.
  
• Kostenlos? Die Software selbst mag kostenlos zum Download zur Verfügung stehen. Über Einführungs-, Betriebs- und Wartungskosten (Knowhow-Aufbau für IT und Benutzer, Softwareverteilung, Support, Wartung, Testing neuer Releases, Integration mit Backendsystemen, etc) gibt es im Web recht unterschiedliche Aussagen und Studien von Gegnern und Befürwortern der Open Source Gemeinde. 
  
• Qualität: Nebenbei fand ich überraschend viele Bugs, die erheblichen nerven – auch bei so einfachen Vorgängen wie Kopieren/Einfügen von Inhalten zwischen zwei Applikationen. Ich hatte erwartet, dass solche Bugs in einer OpenSource-Gemeinde schnell behoben sind. Aber einige der Sachen scheinen lange bekannt zu sein, z.T. seit 2004. Hier mag der MS Office Benutzer auch über Fehler klagen. Aber regelmäßige Abstürze wie mit OpenOffice 3.1.1 unter Windows 7 habe ich noch nicht einmal mit der Beta 2 von Office 2010 erlebt.   
  
• Im Bergwerk? Im Bergwerk können Sie Dokumente mit OpenOffice erstellen und verändern. Immerhin. Leider werden Sie nicht darin unterstützt, sie danach auch noch an andere weiterzugeben. Das muss mit anderen Tools zusätzlich erfolgen.

Office 2010

• Die Oberfläche: Wer sich an Office 2007 schon gewöhnt hat, wird sich schnell auf Office 2010 einstellen. Wer von früheren Versionen kommt, muss einmal durch den Umgewöhnungsprozess durch. Gerade die Poweruser, die vorher jedes Menü, Untermenü und Unterunteruntermenü kannten, tun sich damit manchmal schwer. Andere freuen sich, weil sie endlich Funktionen finden, von denen sie früher nichts wussten. Die neue Oberfläche ist aber nicht nur im Officepaket über alle Applikationen hinweg bis hin zu SharePoint durchgängig umgesetzt. Sondern auch einfache Windows 7 - Applikationen wie Paint oder WordPad kommen im gleichen Outfit. Ein “Zurück zur alten Oberfläche” macht auch deshalb aus meiner Sicht trotz des notwendigen Umstiegsprozesses wenig Sinn. Und wer sich einmal umgewöhnt hat, der will meist auch nicht mehr zurück.
  
• Neue, nützliche Funktionalitäten: Mit Office 2010 kommen Features wie
  • das gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint, OneNote),
  • wesentliche Verbesserungen im Mailclient (Outlook) zur Bewältigung der heutigen Mailfluten,
  • eine noch durchgängigere Oberfläche über alle Office Applikationen bis hin zum auf Smartphones laufenden mobilen Office-Paket,
  • eine super Integration in Servertechnologien wie SharePoint 2010, Communication Server und Project Server 2010 (der im Übrigen komplett auf SharePoint 2010 basieren wird),
  • eine deutlich optimierte On-/Offlinefunktionalität von nahezu beliebigen SharePoint Inhalten mit SharePoint Workspace
  • und viele weitere Punkte, die wir in diesem Blog schon beschrieben haben.
    
• Office Web Apps: Spannend sind die neuen Office Web Apps, die zum Anzeigen und Bearbeiten von Word-, PowerPoint-, Excel- und OneNote-Dokumenten genutzt werden können. Am meisten hat es mit Excel Web App angetan: Es ermöglicht die gleichzeitige Bearbeitung eines Excel-Dokuments über das Web durch mehrere Benutzer. Und das nicht nur mit dem Internet Explorer, sondern auch mit FireFox und Safari.
  
  Wenn ich mir allein vorstelle, dass wir in Zukunft auf all diese Mails verzichten können, in denen wir XL-Sheets an fünf Empfänger verschicken, den Empfänger bitten, seinen Teil des XL-Sheets zu vervollständigen und dann einer wieder alle Änderungen zusammenführen muss. In Zukunft stellen wir das XL-Sheet online, jeder greift darauf zu, alle Änderungen werden sofort automatisch gespeichert, jeder sieht, was der andere tut… . Wir nutzen das bereits produktiv zur Koordination von Veranstaltungen – das funktioniert sehr gut.
  
  
  
• On-/Offline-Thematik: Als damals UMTS Lizenzen für gigantische Summen ersteigert wurden, dachten viele, dass uns die Offline-Problematik nur noch kurze Zeit beschäftigen würde. Aber auch heute ist es ein echtes Problem, online sein zu können – speziell für die mobilen Arbeiter, die viel unterwegs sind. Microsoft bietet inzwischen diverse Technologien an, um die Lücke zw. on- und offline so klein wie möglich zu machen und trotzdem sicher kommunizieren zu können:
• Outlook via RPC über HTTPS ist inzwischen fast ein alter Hut, aber immer noch nicht bei jedem Kunden implementiert, obwohl es dem Benutzer den sicheren Zugriff auf seine Unternehmensmails und öffentlichen Ordner ermöglicht.
• Windows 7 via Direct Access ist brandneu, macht VPNs überflüssig (setzt Windows Server 2008 R2 und IP V6 auf der Server-Seite voraus).
• SharePoint Workspace 2010 synchronisiert fast beliebige Inhalte zwischen SharePoint 2010 und dem Offline-Client. 
  
• Im Bergwerk?
  • Im Bergwerk können Sie - wie mit OpenOffice - Dokumente erstellen und verändern.
  • Sie können sie dann direkt in SharePoint Workspace speichern. Sobald Sie wieder online sind, werden die Informationen automatisch in SharePoint verschoben. Dort können Workflows die nächsten Schritte automatisiert und ohne Ihr Zutun einleiten. Z.B. jemanden informieren, dass die neue Information von Ihnen eingestellt wurde, einen Genehmigungsprozess starten oder offline aktualisierten Kundendaten automatisiert in die Stammdatenverwaltung eines CRM Systems synchronisieren. Der jeweils Nächste im Workflow erhält automatisch einen Mail via Outlook, kann – ohne den Client zu verlassen – den Workflow genehmigen oder ablehnen, das vielleicht angehängte Word-Dokument öffnen und direkt aus Word heraus den nächsten Workflowschritt einleiten, mit den integrierten Communicator-Funktionalitäten eine Nachfrage bei anderen Autoren stellen, etc.
  • Die Reaktion meinen Vortrag im Bergwerk, bei dem ich ca. 50 IT-Dienstleistern die neuen Office 2010 Funktionalitäten vorgestellt habe, war sehr, sehr positiv. Es sind Funktionalitäten, auf die der Markt wirklich gewartet hat. Und das ist entscheidend.

Fazit: Ich bleibe bei Office 2010, das ich persönlich schon seit einigen Monaten nutze (seit einigen Tagen als Release Candidate). Macht mir einfach am meisten Spaß:-)!

Ich freue mich auf Kommentare zu diesem sicher kontrovers diskutierbaren Blogeintrag!