Nintex Reporting 2008 ist –neben Nintex Workflow 2007- das zweite "große" Produkt von Nintex. Anders als das Reporting aus dem Business Intelligence Bereich, geht es bei dem Reporting von Nintex nicht um Geschäftskennzahlen, sondern um SharePoint selbst. Besser gesagt: Um die Verwendung der SharePoint Umgebung und deren Funktionen.
Die SharePoint Verwendungsanalyse bietet dafür ganz grundlegende Informationen, aber diese Informationen reichen nicht aus, um wirklich zu verstehen was auf der Farm passiert.
Wozu ist eine Analyse solcher Daten nützlich? Bei SharePoint Projekten wird immer wieder gesagt: Benutzerakzeptanz ist ein Schlüsselfaktor für den Projekterfolg. Aber wie lässt sich feststellen, ob die Benutzer diese Technologie annehmen, ob meine Schulungen den gewünschten Erfolg haben? Sprich: Ob ich die gewünschte Benutzerakzeptanz habe?
Hier sehen wir eine Übersicht über die Verschiedenen Reports, gruppiert nach Themen über die Tabs am oberen Bildschirmrand. In der Übersicht sieht man eine große Auswahl an Reports, über 75 Stück sind "out of the box" dabei. Ich gehe hier nicht auf jeden Report ein, eine Liste mit allen verfügbaren Reports hat findet sich aber hier.
Schauen wir uns einen Report genauer an. Ein Klick auf das entsprechende Symbol öffnet den Report. Ich bekomme die gewünschten Diagramme -animiert mit Silverlight.
Auf der rechten Seite befinden sich verschiedene Links, für häufig verwendete Aktionen. Ich kann hier z.B. den Report nach Excel exportieren oder als PDF speichern.
Dashboards
Verschiedenen Leute im Unternehmen benötigen unterschiedliche Reports. Damit diese sich nicht durch die Masse an Reports klicken müssen, sondern "Ihr Set" auf einen Klick bekommen, stellt man Dashboards zur Verfügung.
Dashboards sind vorkonfigurierte Zusammenstellungen von Reports. Diese Sets lassen sich auf die Anforderungen des Unternehmens anpassen. Der Sinn dahinter ist einfach: Auf diese Weise lassen sich die Informationen –in großen, wie in kleinen SharePoint Umgebungen- zielgerichtet an die richtigen Stellen leiten.
Nintex Reporting hilft mir also, die Nutzung von SharePoint, deren Trends und die Akzeptanz zu ermitteln. Das funktioniert natürlich nicht "einfach so" -wie bei anderen Reports auch, bekomme ich verschiedene Kennzahlen, die ich zu interpretieren habe. Ich muss die richtigen Schlüsse aus den Reports ziehen, denn eine Kennzahl alleine, muss nicht viel bedeuten. Ein Beispiel:
Mein letzter Report zeigt mir, dass sich in den letzten 30 Tagen 164 verschiedene Benutzer angemeldet haben. Gleichzeitig sehe ich, dass „nur“ 45 Benutzer die SharePoint Suche genutzt haben, also etwa jeder vierte. Was kann das bedeuten?
1. Viele Leute nutzen die Suche nicht, weil sie nicht wissen, dass es sie gibt oder wie sie funktioniert
2. Die Suche findet nicht das, was gesucht wird
3. Die Mehrheit ist gewohnt durch das Portal zu navigieren anstatt zu suchen, um zu dem gewünschten Content zu kommen.
Drei mögliche Erklärungen, mit drei völlig unterschiedlichen Konsequenzen für das weitere Vorgehen. Um festzustellen, ob meine Suche das findet was gesucht wird, greife ich zu einem anderen Report, dem "Most Popular Query".
Dieser zeigt mir, wonach die Benutzer am häufigsten gesucht haben. Anschließend suche ich selbst nach diesen Begriffen und kann mir ein Bild davon machen, ob die relevanten Informationen gefunden werden oder ob ich an den verschiedenen Schrauben der SharePoint Suche drehen muss.
Ähnliche Beispiele finden sich für viele andere Reports. Seien es Reports zur Nutzung der MySites, der Anzahl der TeamSites, der Anzahl ausgecheckter Dokumente oder Auswertungen über das Maß der Zusammenarbeit zwischen den Benutzern. Entscheidend ist, dass ich an solche Informationen komme, um Trends zu erkennen und Problemen aktiv begegnen kann.
Mehr Infos gibt es auf unserem Blog und per Mail!