Dank der leistungsstarken Formeln und hohen Flexibilität gibt es wohl kaum eine Anwendung, die so intensiv für Datenanalysen genutzt wird, wie Excel. Doch immer noch, lassen sich viele dieser „Excel-Schätze“ nur auf den lokalen Festplatten der Mitarbeiter finden. Den Unternehmen fehlt die Sichtbarkeit von Informationen, die in diesen Arbeitsmappen schlummern und nur einem kleinen Teil von Mitarbeitern einen Nutzen bietet.
Mit den Excel Services können diese Schätze sehr effizient als webbasiertes Dashboard in dem SharePoint Portal eingebunden werden. Umso ärgerlicher ist es, wenn der Zugriff auf die aktuellen Daten über das SharePoint Portal nicht wie gewohnt funktioniert.
Ein häufig auftretender Fehler bei der Verwendung von Datenbankzugriffen in Excel ist der folgende: Fehler bei der Datenaktualisierung. Externe Daten für die folgenden Verbindungen konnten nicht abgerufen werden. Die Datenquellen sind möglicherweise nicht verfügbar, reagieren nicht oder haben den Zugriff verweigert.
Die folgenden Schritte beschreiben die Maßnahmen für das erfolgreiche Aktualisieren und Interagieren mit Excel-Arbeitsmappen im Excel-Web-Accesss-Webpart als eine Art „Walkthrough“:
1. Die Standard Authentifizierung für SharePoint Anwendungen ist NTLM. Leider reicht NTLM eine Benutzer-Authentifizierung nur über zwei Knoten weiter. Das bedeutet in diesem Fall, dass nach der Anmeldung an SharePoint (Hop 1) und an den Excel Services (Hop 2) das Benutzerticket verloren geht. Bei dem Zugriff auf die Datenbank (Hop 3) wird ein anonymer Zugriff gemeldet. Bei Zugriff auf eine OLAP-Datenquelle wird jedoch nur die Windows Authentifizierung unterstützt. Abhilfe schafft die Konfiguration für die Kerberos Authentifikation. Eine sehr gute Beschreibung für die nötigen Schritte ist unter folgender URL zu finden: http://weblogs.mysharepoint.de/blogs/fabianm/archive/2007/10/28/kerberos-in-einer-sharepoint-farm-einrichten.aspx
2. Dienste für Excel-Berechnungen auf dem Server starten (Zentraladministration – Vorgänge – Dienste auf Server)
3. Delegierung im IIS mittels stsadm einstellen
Dies geschieht mit folgendem Befehl „stsadm.exe –o set –ecssecurity –accessmodel delegation –ssp SharedServices1“. Nach kurzer Zeit sollte die Meldung, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde, erscheinen. Anschließend muss noch ein Reset des IIS durchgeführt werden.
4. Vertrauenswürdigen Dateispeicherort anlegen.
Da die Sicherheit im SharePoint großgeschrieben wird, muss der Speicherort vertrauenswürdiger Excel-Arbeitsmappen und die Definition der Datenquellen, die in den Excel-Arbeitsmappen verwendet werden, in der SharePoint-Zentraladministration bekannt gegeben werden. Dies geschieht im Shared Service Provider in der Sektion für die Excel Services.
Dort muss ein vertrauenswürdiger Dateispeicherort bekannt gegeben werden.
5. Datenverbindungsbibliothek erstellen
Im nächsten Schritt muss eine Datenverbindungsbibliothek erstellt werden. Dafür gibt es eine spezielle Datenverbindungsbibliothek, die mit wenigen Klicks wie jede andere Bibliothek über Websiteaktionen – Erstellen – Datenverbindungsbibliothek, einer Webseite hinzugefügt werden kann.
Sollte Ihnen die Datenverbindungsbibliothek nicht zur Verfügung stehen, so prüfen Sie bitte, ob dieses Feature aktiviert ist (Zentraladministration – Vorgänge – Farmfeatures verwalten).
6. Vertrauenswürdige Datenverbindungsbibliothek anlegen.
Die im soeben erstelle Datenverbindungsbibliothek muss im Share Service Provider als vertrauenswürdig deklariert werden.
7. Dokumentbibliothek für die Excel-Arbeitsmappen erstellen.
Im nächsten Schritt ist es ratsam, sich für die Excel-Arbeitsmappen eine eigene Dokumentbibliothek zu erstellen. Diese Bibliothek muss unterhalb der vertrauenswürdigen Dateispeicherorte angelegt werden.Lautet ihr vertrauenswürdiger Dateispeicherort bspw. http://moss2007/businessintelligence, so sollten Sie die Bibliothek unterhalb dieser Adresse anlegen bspw. http://moss2007/businessintelligence/ExcelReports .
8. Vertrauenswürdigen Datenprovider für MS SQL Server Analysis Services 2008 anlegen
Die SQL Server Analysis Services 2008 verwenden einen neuen OLAP Provider, den der SharePoint noch nicht kennt. Dieser muss jedoch zwingend bekannt gegeben werden, da ein Zugriff auf einen Analysis Services 2008 OLAP Cube über die Excel Services sonst nicht möglich ist.
Gehen Sie dazu erneut in die Zentralverwaltung des Shared Services Provider und dort unterhalb der Excel Services-Einstellungen – Sichere Datenprovider und fügen einen neuen vertrauenswürdigen Datenprovider hinzu.
Die Provider-ID lautet MSOLAP.4 und der Typ Provider ist vom Typ OLE DB, wie der Abbildung zu entnehmen ist.
9. ODC-Verbindungsdatei anlegen
Die ODC-Verbindungsdatei können Sie komfortabel direkt über Excel erstellen.
Dazu klicken Sie auf den Reiter Daten – Aus anderen Quellen -> Von Analysis Services. Daraufhin startet der Datenverbindungs-Assistent, der Sie durch alle notwendigen Schritte führt. Im ersten Schritt muss man sich mit dem entsprechenden Datenbankserver verbinden.
Danach wird automatisch mit dem Server Verbindung aufgenommen und alle OLAP-Datenbanken angezeigt. Unterhalb der Datenbank, wählt man dann den entsprechenden Cube aus.
Nach Bestätigung durch Klick auf Weiter, sollte man der Datei noch einen sprechenden Anzeigenamen und Dateinamen geben, damit die Benutzer es bei der Auswahl der richtigen Datei leichter haben.
Die Authentifizierungseinstellungen sollten auf Windows-Authentifizierung eingestellt sein und ebenfalls sollte das Häkchen bei „Wenn möglich, immer diese Datei zum Aktualisieren der Daten verwenden“ gesetzt sein.
Klicken sie auf Fertigstellen. Es erscheint das folgende Auswahlfenster:
Dort klicken Sie bitte auf den Button Eigenschaften und in dem sich öffnenden Fenster auf die Registerkarte „Definition. Hier findet sich auch die ProviderID, die wir in Schritt 8 unserem neuen vertrauenswürdigen OLAP Provider zugewiesen haben, wieder.
Klicken Sie anschließend auf Verbindungsdatei exportieren und geben Sie als Speicherort den Pfad zu Ihrer vertrauenswürdigen Datenverbindungsbibliothek an. Daraufhin erscheint ein Fenster, in dem Sie die Dateieigenschaften um eine Beschreibung, Schlüsselwörter, Verbindungstyp und UDC-Zweck ergänzen können.
Der Genehmigungsstatus befindet sich zunächst noch im Zustand „Ausstehend“ und muss noch explizit genehmigt werden.
10. Excel-Arbeitsmappe erstellen und in der erstellten Dokumentbibliothek speichern.
Alle vorbereitenden Maßnahmen sind nun abgeschlossen und Sie können mit der Erstellung der Excel-Arbeitsmappe beginnen. Achten Sie hier darauf, dass Sie die Datenverbindungsdatei aus der Datenverbindungsbibliothek nutzen.
Dazu gehen Sie über Daten – Verbindungen – Hinzufügen – Nach weiteren Elementen suchen und tragen unter Dateinamen den Pfad zur ihrer Datenverbindungsbibliothek ein.
Daraufhin werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden ODC-Dateien in der Verbindungsbibliothek angezeigt.
Nachdem Sie mit der Erstellung der Arbeitsmappe zufrieden sind, können Sie die Mappe direkt mit den Excel Services im SharePoint Portal veröffentlichen.
Unbedingt erwähnenswert ist auch, dass sie über die Optionen für die Excel Services noch Einstellungen vornehmen können, welche Bereiche der Excel-Arbeitsmappe veröffentlicht werden sollen. Dies kann entweder die gesamte Arbeitsmappe sein, Blätter oder einzelne Elemente in der Arbeitsmappe. Sie müssen den Benutzern also nicht alle Daten preis geben, die Sie in ihrer Arbeitsmappe verwenden.
11. Excel-Arbeitsmappe mit dem „Excel Web Access“-Webpart veröffentlichen
Mit dem Webpart Excel Web Access können Sie ihre Arbeitsmappe abschließend noch sehr komfortabel den Benutzern zur Verfügung stellen. So erreichen Sie auch die User, die eventuell über keinen Microsoft Excel Client verfügen.
Nun sollte das Aktualisieren der Daten und ein einfacher Drilldown im Pivot ohne Probleme funktionieren und der Datenaktualisierungsfehler gehört der Vergangenheit an.
Ich hoffe, mit diesem Artikel konnte die HanseVision Ihnen viel kostbare Zeit sparen, die unter Umständen für Versuche, dieses Problem zu lösen, ins Land gegangen wären. Einen ausführlichen Artikel zum Planen externer Datenverbindungen für die Excel Services gibt es unter folgendem Link:
http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc262899.aspx