Link in SharePoint Dokumentenbibliothek/ Formularbibliothek mit Informationen aus einer anderen Spalte
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In dem letzten Kundenprojekt, hatte ich eine interessante Anforderung.

In einer Dokumentenbibliothek/ Formularbibliothek soll eine Spalte erstellt werden, die das entsprechende Dokument des Elements verlinkt. Damit diese Information nicht wie ein URL-Link aussieht, sollte er als Anzeige eine Information aus einer anderen Spalte beziehen.

Die Einschränkung für die Lösung, es sollte mit SharePoint Standard erreicht werden.

Die Funktion des URL Links ist bekannt aus der Funktion „Name mit Hpyerlink zum Dokument“

Dokumenten Bib 1

Nach einiger Recherche bin ich auf die Möglichkeit eines „Dynamic String“ gestoßen, die im SharePoint Design in einem Workflow verwendet werden kann.

Dieses ermöglicht jede Kombination von einem statischen Text, den Elementen aus der Liste und den Workflow Variablen.

Die Funktion gab es in der SharePoint Version 2007 und 2010 direkt im Designer Workflow als Listenaktion zu finden.

In  der SharePoint 2013 Version ist Sie als eigenständige Funktion entfernt worden und findet sich z.B. direkt beim Festlegen eines Feldwertes wieder.

Ich habe im nachfolgenden Beispiel erstellt, indem das Hyperlinkfeld den Link zu dem entsprechenden Dokument enthält und als Text die Informationen aus der Spalte Namen (auch andere Spalten möglich) anzeigt.

  • Erstellen einer Dokumenten- /Formularbibliothek mit entsprechenden Demo Dokumenten

Dok Bib 2

  • Erstellen einer neuen Spalte vom Typ „Link“Listenspalte link erstellen 3
  • Öffnen des SharePoint Designer
  • Neuen Workflow erstellen
  • Listenaktion einfügen „Feld im aktuellen Element festlegen“

feld in Workflow erstellen 4

  • Der Wert „Feld“ wird auf unsere vorherigen erstellten Hyperlink Spalte gesetzt

Dynamic String 5Dynamic String 6

  • Klick auf das Feld Wert und anschließend auf das Symbol mit den drei Punkten

Dynamic String 7

  • Es öffnet sich der „Zeichenfolgengenerator“
  • Nachdem klicken des Nachschlagebuttons, kann der gewünschte Wert gewählt werden. In diesem Fall der URL-Pfad zum aktuellen Dokument

Dynamic String 8

  • Die Variable wird nach dem bestätigen auf OK im „Zeichenfolgengenerator“ angezeigt. Um den Anzeigetext des Hyperlink zu definieren, müssen wir die Quellenfelder mit einem Komma und anschließenden Leerzeichen trennen

Dynamic String 9

  • Jetzt kann der Nachschlagebutton wieder genutzt werden. Es wird die gewünschte Anzeigeinformation gewählt, die anstelle der URL angezeigt werden soll. In unserem Fall ist es der Name. Anschließend das Pop up und den Zeichenfolgegenerator mit OK bestätigen. [%Aktuelles Element:URL-Pfad%], [%Aktuelles Element:Name%]

Dynamic String 10

  • Darauf achten das in den Workfloweinstellungen die Startoptionen eingerichtet sind. Die zum automatischen starten des Workflows nötig sind.Dynamic String 12
  • Jetzt können wir den Workflow veröffentlichen

Dynamic String 11

  • Wenn ihr zurück auf eurer Dokumentenbibliothek seid, könnt ihr ein neues Dokument erstellen. Innerhalb von wenigen Sekunden erhaltet Ihr einen Link zum Dokument mit der Bezeichnung  „Name“.

Dok bib 13

Viel Spaß damit! 🙂

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